든 기업들이 각고의 노력을 경주하고 있다. 성공경영이라는 것이 그
저 직원을 정리해고하여 경비를 줄이고, 남는 인력으로 밤세워 일한다
고 해서 달성되는 것이 결코 아니기 때문에, 어떤 체계적이고 새로운
경영패러다임이 필요하게 되었다. 그 과정에서 미국과 일본등 선진국
의 기업들을 벤치마킹하면서 대두된 것이 바로 아웃소싱(Out -
Sourcing)기법이다.
이제 아웃소싱은 선택의 문제가 아니라 당위적 명제라고 한다. 즉, 아
웃소싱을 할 것인가 ? 말 것인가?를 고민할 때는 이미 지났다는 것이
다. 어떤 업무를, 어느정도나 아웃소싱해서 기업을 슬림화하고 경쟁력
을 집중할 것인가를 결정하고 추진해야 한다는 말이다.
그러나 불행하게도 우리나라의 경우, 일부 선도기업부터 아웃소싱기법
을 경영에 도입하고는 있으나, 제대로된 아웃소싱 모델을 구축하기 보
다는 그저 외부하청 정도로 처리하기 때문에, 또 하나의 심각한 경영
상 문제를 야기시킬 위험을 안고 있다. 반면에 정말로 아웃소싱이 필
요한 기업의 경우에는, 이해부족으로 인해 전혀 신경영을 도입하려는
자세를 갖지 못한채 오히려 자신의 경영권 침해라며 저항하는 양상까
지 보이고 있는 현실이다.
아웃소싱은 대기업들만 적용할 수 있는 고도의 경영기술이 아니며,
현 기업주의 경영권을 침해하는 것도 더더욱 아니다. 앞으로 다가올
정보화에 따른 초 다양성의 사회에 적응하기 위한 미래 기업의 당위
적 모습이기 때문에, 그 실체를 제대로 파악하고 체계적으로 추진할
수 있는 여건을 조성하기 위해서 아웃소싱에 대한 현실적이고 실무적
인 접근이 필요할 것이다.
아웃소싱과 회계아웃소싱 (Accounting Out - Sourcing)
아웃소싱(Out - Sourcing)은 기업의 여러 가지 업무가운데 일부를 외
부의 전문기관에 위탁하여 처리하는 새로운 경영방식을 일컫는 말이
다. 80년대에 미국의 기업들이 불황타개를 위해 다운사이징, 리 엔지
니어링, 리 스트럭처링등 경영혁신을 시도하면서 그것들을 실질적으
로 가능케 하기위한 수단으로 도입한 경영기법이다. 이후 일본에서도
선풍적으로 시도되고 있으며 우리나라에서도 이제 아웃소싱이 각광을
받기 시작하고 있다.
미국기업의 90%이상이, 그리고 일본기업의 80%이상이 아웃소싱을 실시
하고 있다는 것만 보더라도 선진 기업들이 아웃소싱에 대해 가지고 있
는 신념이 어느정도 인지를 짐작할 수 있다.
회계아웃소싱이란 기업의 관리업무 중에서 비핵심 업무(Non - Core
Business)에 해당하는 급여와 4대 사회보험 업무(Pay-Roll), 그리고
회계와 세무업무를 외부의 전문업체에 위탁하여 처리하는 방식을 말한
다. 이같은 회계분야는 기업의 관리업무 중에서 핵심업무는 아니지만
관련 법규나 지침등에 대한 광범위하고 깊은 식견과 실무처리에 대한
고도의 기술이 요청되는 업무이면서, 동시에 자료집계와 신고서 작성
등 대부분 정형화된 업무라는 점에서 아웃소싱하기에 가장 적합한 분
야로 평가된다.
현재 회계분야 아웃소싱에서 대상으로 하고있는 구체적인 업무범위는
다음과 같다.
1. 인사 및 급여업무 (Pay - Roll) : 인사기록카드의 작성관리부터 급
여대장 작성 및 원천징수와 4대 사회보험업무 일체, 그리고 퇴직금 계
산과 연말정산업무등
2. 수불 및 원가계산 업무 : 원부자재 및 제품과 생산수불부 작성, 원
가계산 시스템 설계 및 월차원가계산 , 손익분기점 분석등
3. 회계 및 세무업무 (Accounting & Tax) : 전표처리와 회계입력업무
부터 시작하여 대체전표 작성, 회계장부 작성과 월별, 분기별, 연간
결산과 재무제표 작성, 그리고 각종 세무전략 자문 및 신고업무 지도
등 제반업무처리
4. 자금분석 및 계획 : 당좌 및 어음장 작성과 관리, 그리고 주요 채
권과 채무리스트를 작성하고 소요자금의 예측과 분석업무처리, 주별,
월별 현금흐름표 작성등
5. 정보검색과 제공 : 인터?등 정보통신 환경을 통한 세무 및 회계관
련 최신정보의 검색과 제공, 그리고 기타 경영관련 정보를 검색하여
제공
회계아웃소싱!, 왜 해야 하는가 ?
모두에서 밝힌 바와 같이 아웃소싱은 이제 선택의 문제가 아니라 얼마
만큼, 어느정도, 그리고 어떻게 할 것인가의 결정만 남아있는 상태이
다. WTO에 의한 무한경쟁의 시대가 도래했고 IMF의 불황타개가 절대절
명의 과제가 된 지금, 그리고 OECD가입에 따라 우리 모든기업에게 요
구되는 Grobal Standards등 외부적 환경이 이미 아웃소싱을 하여 전문
성을 확보하지 않고서는 기업이 생존할 수 없도록 해 놓았고, 기업 내
부적으로는 전문성의 결여와 정보력 및 분석력의 결핍으로 이미 혼자
서 이것, 저것 다 하는 만능식 경영의 시대는 막을 내렸기 때문이다.
그럼에도 불구하고 아직 아웃소싱의 중요성을 터득하지 못한 기업을
위해 몇가지 아웃소싱의 필요성과 당위성을 언급해 보기로 하자.
일반적으로 아웃소싱의 목적은 ? 경비절감 ? 업무품질의 증대 ? 핵심
역량 강화에 따른 수익의 증대 등 3가지라고 한다. 결국 기업의 아웃
소싱은 이 3가지 효과를 극대화 할 수 있는 분야부터 실시해 나가는
것이 가장 효과적이다.
즉, 현재 기업의 업무중에서 다음 3가지의 기준에 해당하는 업무를 찾
아 보면 가장 우선적으로 아웃소싱할, 그러면서 가장 큰 효과를 얻을
수 있는 업무를 쉽게 찾을 수 있다.
? 적극적인 수익을 획득하는 것이 아니라 단지 벌어들인 수익을 관리
하고 유지하는 업무가 무엇인가 ?
그 같은 업무를 기업이 직접하지 않고 외부이 아웃소싱하면 기업의 인
력을 수익창출 업무에 전진배치 할 수 있기 때문에 핵심역량 강화에
따른 수익의 증대라는 효과를 극대화 할 수 있기 때문이다.
? 그 업무중에서 현재 기업이 제대로된 품질을 얻지 못하고 있는 분야
는 무엇인가 ?
관련법규와 지침등에 대한 광범위하고도 깊은 지식이 필요할 뿐아니
라 실무수행에 고도의 기술이 요구되는 분야임에도, 여러 가지 이유
로 인해 전문인력을 확보하지 못한 채 그저 형식적인 업무만 하고 있
는 분야는 당장은 기업에 큰 손해를 가져오지는 않겠지만 , 장기적으
로는 치명적인 손해를 불러올 것이기 때문이다.
? 그러면서도 금전적으로나 비 금전적으로 막대한 비용을 쏟아 붇고
있는 업무는 무엇인가 ?
직접적인 수익도 올리지 못하는 업무이면서 적정한 품질을 얻지도 못
하고 단지 막대한 비용만 들이고 있다면 그 기업이 생존할 수 있겠는
가 ?
결론적으로 이같은 3가지 기준에 가장 부합하는 업무는 바로 관리분야
중에서 급여등 Pay - roll업무와 회계 및 세무업무인 것이다. 따라서
회계분야의 아웃소싱은 그 발전과정으로 볼 때 가장 고도의 아웃소싱
분야임에도 불구하고 가장 절실할 뿐아니라 가장 큰 효과를 볼 수 있
는 분야이기도 하다.
회계분야의 아웃소싱을 해야만 하는 당위성을 요약하면 다음과 같다.
(1) 회계분야는 직접적인 수익을 창출하는 분야가 아니기 때문에 아웃
소싱해야 한다.
기업이 직접 인건비 뿐아니라 퇴직금, 복리후생비, 기타 사무비용과
교육훈련비등 막대한 비용을 투입하는 자사 직원은 비 수익적 업무에
종사하면 할수록 낭비이다. 즉, 회계분야는 기업의 인력을 투입해야
하는 핵심업무(Core Business)가 아니라는 것이다. 일본에서 성공적
아웃소싱 기업의 대명사로 불리우는 미쓰미사의 다구치 히로시 사장
은 " 만일 내 직원이 회계, 세무등 정형화된 업무외에는 다른 생산적
분야에 전혀 활용가치가 없다고 판단되면, 회사를 위해서 하루라도 빨
리 해고해야 한다." 라고 역설하고 있다. 이는 결국 아웃소싱을 통해
남게되는 인력을 잘 활용하면 아웃소싱 비용의 몇 배는 더 벌 수 있다
는 효율경영의 통찰을 보여주는 것이다.
실제로 외국의 기업들은 아웃소싱의 판단을 아웃소싱 서비스의 내용
과 그 비용에 기초하는 것이 아니라, 아웃소싱의 품질은 회사와 동일
한 정도 이상이면 족하다고 전제하고, 단지 지급되는 수수료와 그 여
력을 활용하여 얻을 수 있는 기회수익을 비교하고 있다.
(2) 회계업무는 현재 기업의 업무중에서 요구되는 품질수준을 확보하
지 못하고 있는 대표적 분야이기 때문에 아웃소싱해야 한다.
회계와 세무, 그리고 4대 사회보험 업무는 회계기준과 세법, 그리고
각종 사회보장법등 관련법규와 정부의 정책방향등 사회와 국가의 일정
한 약속에 따라 이루어 지는 업무이다. 따라서 이 분야에 대한 광범위
한 지식과 깊은 식견이 없이는 바람직한 수준의 업무품질을 얻을 수
없다. 다만 그 부실의 해악이 단기적으로 미치는 것이 아니기 때문에
단지 그 심각성을 모르고 있을 뿐이다.
해당분야의 전문인력이 가지고 있는 Know - How를 저렴하게 얻을 수
있기 위해서는 그 전문기업에 아웃소싱하고 기업은 그 결과를 보고받
고, 적절히 경영에 활용하면 되는 것이다.
회계의 업무품질은 단지 세무만을 위해서가 아니라, 다가오는 글로벌
시대에서 기업이 자신의 실상을 정교하게 표현함으로써 표현기술 부족
에 따른 예기치 못한 불이익을 방지하자는 데에도 그 의의가 있다고
하겠다.
(3) 회계업무는 금전적으로나 비금전적으로 막대한 비용이 소요되기
때문에 아웃소싱해야 한다.
금전적 비용으로는 고용비용과 처리비용을 들 수 있다. 고용비용은 인
력을 고용하고 유지하는데 소요되는 비용인데, 인건비뿐 아니라 매년
증가되는 퇴직금 적립액, 그리고 그 직원에게 투입되는 복리후생비와
기타 사무관련 간접비용등을 모두 지칭한다. 통상 인건비의 1.5 내지
2배수준에 이르는 것으로 판단된다. 따라서 자체 인력의 고용비용을
인건비 만으로 판단하는 것은 심각한 오류이다.
급여와 회계관련, 그리고 세무관련한 직원이 5명이라면, 그 업무를 위
한 연간 고용비용은 약 1억 5천만원에서 1억 7천만원 정도가 된다. 똑
같은 업무를 외부의 아웃소싱 업체가 연간 3천만원에 처리할 수 있다
면 결정은 분명한 것 아닌가 ?
대표적인 비 금전적 비용은 업무단절비용을 들 수 있다. 회계와 세
무, 그리고 Pay - roll업무는 정형화된 업무이지만 전문성이 강하기
때문에 깊은 지식과 숙련이 부족하연 제대로 처리하지 못한다. 전산화
가 되어있다 하더라도 그 프로그램을 자유자재로 다루는 것 역시 숙련
된 기술이다. 만일 5년간 숙련된 직원이 일신상 이유로 사직한다면 회
사는 그 만큼의 숙련된 인원을 확보하기 위해 막대한 노력과 비용을
쏟아 부어야 하는 것은 자명하다.
그 외에도 아무도 알지 못하는 사이에 저질러진, 업무미숙과 무지로
인해 어쩔 수 없이 지나처온, 오류 때문에 결정적인 순간에 치명적인
손상을 입게되는 것 또한 비금전적 비용의 하나이다.
회계아웃소싱 !, 어떻게 할 것인가 ?
회계분야에 대한 아웃소싱은 가장 절실하고도 효과가 높은 것이지만,
아웃소싱의 발전단계로 볼 때 제품개발 및 설계업무와 함께 가장 고도
의 기술이 요구되는 분야이기도 하다. 따라서 회계분야의 아웃소싱은
매우 신중하게 접근해야 한다.
구체적인 아웃소싱의 방법론은 매우 전문적이고 상당한 Know _ How가
필요한 분야이므로 여기서 모두 언급할 수는 없다. 다만 일반적으로
이야기 되는 성공적 아웃소싱의 전제조건을 알아보는 것으로 아웃소싱
의 방법론에 접근해 보기로 하자.
(1) Core- Business의 구분과 책임한계 명시
아웃소싱은 반드시 비 핵심업무에 국한해야 한다. 만일 핵심업무를 아
웃소싱하면 결국은 경영권을 상실할 수도 있기 때문이다. 같은 회계
및 세무업무라도 그 구체적인 업무흐름 속에는 핵심부분과 비 핵심부
분이 내포되어 있다. 따라서 기업의 모든 회계 및 세무업무 체계와 절
차를 분석하여 핵심과 비핵심을 구분한 후에 아웃소싱 범위를 정해야
한다.
그리고 기업의 기밀유지는 아웃소싱의 절대적 과제이다. 혹자는 아웃
소싱이 기밀유지에 문제가 있다고 하는데, 자사 직원에 의한 개인차원
의 기밀유지 보다는 회사대 회사의 손해배상 계약에 의한 체계적인 기
밀유지가 더욱 강력하다는 점에 이르면 그 논쟁은 불필요 하다.
(2) 정교한 아웃소싱 Inter-Face System의 확보가 필요하다.
회계아웃소싱은 영세 소기업들이 활용하고 있는 "기장대리"서비스와
는 그 차원이 다른 것이다. 그저 적당히 기업의 증빙자료를 모아다가
회계장부나 만들어 주는 것은 회계아웃소싱이 아니다. 그것은 장부기
장 능력이 없는 영세 사업자에게 편의적으로 부여된 혜택일 뿐이지,
경영에 활용하고 기업을 표현하고자 하는 회계는 결코 아닌 것이다.
아웃소싱은 기업에 같이 존재하면서 기업의 일부가 되어 업무를 수행
한다. 그러나 아웃소싱 조직은 기업의 Line계통에 있지 않기 때문에
명령하달 권한이 없다. 따라서 아웃소싱 조직은 철저한 스탭의 지위
에 있게 되고 기업내의 아웃소싱 Inter-Face담당자를 두어 양 조직의
원활한 업무협조 체계를 구축해야 한다.
이러한 아웃소싱 Inter-Face System의 구축은 기업의 특성마다 달라지
는데, 이것이 바로 아웃소싱의 성공여부를 가름짓는 열쇠가 된다.
(3) 기업내에 무형의 지식서비스에 대한 저비용과 고품질 인지능력이
필요하다.
아웃소싱은 명시적인 금전적 비용뿐아니라 비 금전적인 기회비용의 절
감을 가져다 준다. 만일 기업이 명시비용 외에 기회비용과 같은 비금
전적 비용에 대한 인지능력이 없다면 아웃소싱의 효과를 크게 느끼지
못할 것이고, 결국 늘 그래왔던것 처럼 눈에 보이는 돈에만 전전긍긍
하는 구태를 보이고 말 것이기 때문이다.
특히 회계 및 세무분야에 대한 아웃소싱이 성공하려면 기업이 눈에 보
이지 않는 무형의 서비스에 대한 품질의 차이를 인지할 수 있는 기본
적인 양식과 능력을 가지고 있어야 한다. 단지 전산화가 되어있어 회
계장부가 컴퓨터에서 인쇄되어 나온다고 해서 " 우리 회사의 회계는
아주 잘 되고 있어 ! " 라고 하거나, 아니면 "우리 회사에는 회계경력
을 가진 사람이 많고 각종 신고기한을 어기지 않고 빠짐없이 지키고
있기 때문에 회계는 아무문제 없다 ! " 라고 한다면 회계와 같은 무형
의 서비스에도 엄연한 품질의 차이가 존재한다는 것을 모르는 것이
다. 우리 옛말에 "남대문 안가본 사람이 이긴다 !"는 말이 있듯이 아
예 회계와 세무에는 업무품질이란 없는 것이다라고 단정하는 경우도
실제로 많이 있다.
(4) 아웃소싱에 대한 기업의 이해와 활용능력이 성공을 좌우한다.
아웃소싱은 회사의 비 핵심인 정형화된 업무를 대신 처리해 주겠다는
것이지, 회사의 업무를 빼앗아 버리겠다는 것이 아니다. 즉, 비핵심
이면서 전문적인 업무를 신속, 정확히 그리고, 값싸게 처리해 줄테니
기업은 그 결과만을 분석하여 경영에 활용하라는 것이다. 아웃소싱은
기업의 일원이 되어 기업의 통제하에 진행되는 업무이기 때문이다.
따라서 아웃소싱의 품질은 서비스 제공자의 능력뿐 아니라 이용회사
의 활용능력에도 크게 좌우되는 것이다.
다시한번 강조하건대, 아웃소싱은 업무수수료를 지급하는 대신 기업
에 어떠한 획기적인 서비스를 제공해 주는가 ? 의 문제가 아니다.
최소한 지금 회사가 하고있는 수준 이상으로만 업무를 처리할 수 있다
면 회사는 그 업무를 아웃소싱하고, 그렇게 해서 남게되는 인력과 업
무여력을 다른 생산적인 분야에 집중 배치하여 아웃소싱 수수료의 몇
배에 해당하는 수익을 창출할 수 있는가의 문제이다.
결국 최고 경영자는 "아웃소싱을 한다면 남게되는 인력을 활용할 수
있는 또다른 생산적인 대안을 찾아낼 능력이 있는가 ?"의 문제이며,
회사 직원의 경우에는 " 내가 조직의 일원으로서 지금 하고 있는 비수
익의 정형화된 업무외에 회사를 위해 기여할 수 있는 또다른 생산적
인 업무를 찾아서 담당할 자세가 되어 있는가 ? "의 문제가 되는 것이
다.
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