우리 기업들도 직원들의 근무시간을 단축하고 생산성을 높이기 위해서는 무엇보다 우선적으로 스마트워킹하는 것이 CEO로부터 회사의 모든 조직에서 습관화되어야 한다.

그런데 스마트워킹을 하기 위한 선결과제는 내 PC나 회사 서버에 존재하는 데이터를 클라우드 공간으로 이전시키는 일이다. 그래야만 언제, 어디서든, 어떤 디바이스로든 스마트워킹을 할 수 있기 때문이다.

이 세상에는 각종 업무별로 기존의 ERP를 보완할 수 있는 수많은 클라우드 유료 어플리케이션들이 개발되어 있다. 대기업을 중심으로 일부 기업들은 스마트워킹을 위해 그러한 유료 어플리케이션들이나 자체 개발한 어플리케이션들을 운영하고 있다.

그러나 아직 그런 준비를 제대로 못한 기업들은 세계 최고 품질의 각종 무료 앱들을 활용하여 최단기간 (1~3개월)내에 실시간 수평적의사소통 시스템을 구축하고 데이터를 클라우드에 저장함으로써 스마트워킹을 바로 시작할 수 있다.

그 이후 스마트워킹이 조직문화에 뿌리내려가면서 가장 효율적인 유료 솔루션들을 채택하여 확대 활용하는 것을 추천한다.

제4차 산업혁명시대에 더욱 빠른 속도로 발전하고 있는 IT 기술은 우리로 하여금 스마트워킹을 위해 여러 가지의 장비나 어플리케이션을 별도로 요구하지 않는다. 이제 모바일 폰과 가벼운 노트북만 있으면 집에서나, 출장을 가서나, 산행을 하거나, 해변에 놀러 가서나, 비행기 안에서든 전세계 어디에서나 근무할 수 있는 시대이다. 

스마트폰이나 노트북에 말로 하면 문서가 작성이 되고 작성된 문서를 어여쁜 목소리로 읽어 준다. 지독한 경상도 사투리도 표준말로 바꾸어 문서를 만들어 준다. 책 한 권 분량의 문서도 영어, 일어 등 104가지 언어로 순식간에 번역해 준다. 그 번역의 품질도 매우 빠른 속도로 개선되고 있다.

이제 곧 국제전화에서 한국인이 한국말로 말하면 상대는 상대국의 언어로 듣게 될 것이다. 각종 다른 디바이스에서 작업된 문서는 실시간으로 동기화되며 자동 저장된다. 키워드를 말로 하면 문서 제목뿐 아니라 저장된 모든 문서의 내용 전체를 훑어서 그 키워드가 있는 문서를 즉시 찾아 준다.

다음은 새롭고도 엄청난 속도로 발전하고 있는 최신 IT 기술을 실 업무에 적용하여 스마트워킹하는 세 가지의 대표적인 사례이다.

첫째, 한 영업사원이 스마트워킹하는 사례이다.

회사로서는 매우 중요한 한 고객사를 방문하여 지금 막 매우 중요한 이슈가 요청된 회의를 마쳤다. 고객사는 ‘A제품의 납품기일을 1주일 앞당겨 달라’고 한다. 일반적인 방법으로는 도저히 풀기 어려운 요구사항이다. 그 영업사원은 회의를 끝내자마자 고객사 건물 안에서 바로 자신의 핸드폰으로 클라우드에 저장된 ‘영업상황보고서’라는 스프레드시트를 연다.

핸드폰 마이크에 대고 회의에서의 고객사 요구사항을 말하면 즉시 문자로 입력되고 자동으로 저장된다. 카톡에 미리 그룹핑된 ‘영업상황보고서’에 초대되어 있는 모든 관련자들에게 ‘중요한 이슈가 있으니 곧바로 댓글을 달아달라’는 내용을 역시 말로 하여 카톡 메시지를 보낸다. 그 보고서와 관련되는 모든 관련자들은 카톡으로 알림메세지를 받자마자 그들이 어디에 있든지 상관없이 실시간으로 확인할 수 있다.

각자 자신의 상황을 그 보고서상의 댓글을 활용하여 실시간으로 교신한다. 댓글 역시 말로 하면 문자화되어 저장된다. 생산에서는 스케쥴 조정이 가능하지만 원자재가 없다고 한다. 그런데 생산관리팀과 구매팀의 담당자들의 실시간 댓글 교신을 통해 1시간만에 원자재 수배도 이루어 지고 생산 스케쥴 조정도 완료된다.

이 과정에서 창원에 출장 가 있는 영업팀장과 마침 외출해 있던 구매팀장과 서로 댓글로 교신하고 전화 한 통화한 것이 매우 큰 역할을 해 주었다.
 
영업사원은 이 중요한 이슈를 해결하기 위해 회사에 돌아갈 필요도 없고 각 부서간의 협조 내지 이해관계 조정을 위한 회의 한 번 없었고, 관련자 모두가 핸드폰을 활용했기 때문에 그들이 어디에 있든지 상관없이 즉시 댓글 답신을 달 수 있었기 때문에 신속하게 결론까지 얻을 수 있었다.

그 영업사원은 다음 약속 장소로 이동하면서 그 결론을 고객사의 담당자에게 전화하고 또한 지하철 안에서 이메일로 확인해 준다. 이메일은 자신이 가지고 있는 핸드폰이나 패드를 활용해 역시 말로 작성한 문구를 직접 보낸다. 핸드폰에 엄지 손가락을 활용하여 문자를 입력하거나 노트북 조차 활용할 필요가 없다.

핸드폰만 있어도 된다. 그 고객사의 담당자는 전화를 받고 크게 놀라고 만다. 앞서 설명한 CISCO의 사례에서 보았듯이 고객의 충성도가 높아지지 않을까?

둘째, 실시간 수평적 의사소통 시스템을 활용하여 각종 품의서를 결재하는 사례를 한 번 보자.
 
담당자는 총 비용 10억원이 소요되는 시스템 구축을 위해 작성한 품의서를 결재권자 모두에게 동시에 실시간으로 공유한다. 각 결재권자는 의문사항이 있거나 다른 의견이 있을 때는 언제든지 동 품의서에 댓글을 달 수 있고 그 댓글에 관련된 모든 사람은 다시 자신의 의견이나 답변을 댓글로 피력한다.

품의와 관련된 각종 자료는 이미 클라우드에 저장되어 있는 실시간 의사소통 시스템에서 확인하고 보다 깊은 내용을 파악하고 싶어 당해 보고서에 댓글 질문을 하고 관련되는 담당자들에게 카톡을 보내면 그 즉시 댓글 답신을 받을 수 있다.

최종 결재권자인 CEO도 댓글로 궁금한 점에 대한 질문을 한다. CEO의 질문에 대해서 품의서 작성자뿐 아니라 다른 관련사업부장으로부터 보고 댓글을 받는다. 그리고 CEO가 부산으로 출장 가는 도중에 품의서와 관련하여 갑자기 확인해야 할 내용이 있어 이미 클라우드 공간에 저장되어 있는 다른 관련 보고서들을 모두 참조한 후 좀 더 깊은 내용의 파악이 필요하여 관련되는 세 사람을 자신의 핸드폰으로 동시 동영상 회의에 참석시켜 회의를 한다.

댓글로 모든 결재자가 승인한 것을 확인하고 CEO도 최종 댓글 승인을 한다.

이 모든 과정을 실행하는데 모여서 하는 회의 한 번 없었고 또한 CEO가 갑자기 요청한 핸드폰 동영상 통화에 회사 사무실이 아닌 다른 장소에 있다고 참석하지 못한 사람도 한 사람도 없었다. 핸드폰만 있다면 말이다.

품의를 위해 별도로 추가 작성한 보고서 한 장도 없었다. 특별히 수직적인 업무지시도 없었다. 궁금한 것은 어디에서든 자신의 핸드폰이나 노트북이나 PC에서 직접 파악하거나, 추가질문사항에 대해서는 댓글로 물어보고, 다른 사람들의 의견을 실시간으로 파악했을 뿐이다.

CEO는 자기가 알고 싶은 모든 내용을 필요한 즉시 클라우드 실시간의사소통 시스템에서 열어보았고 모든 임원들의 실시간으로 피력하는 모든 의견을 수렴한 후 최종 의사결정을 하는데까지 종전 방식이었다면 수 차례의 회의와 엄청난 양의 보고서 작성 및 검토로 최소한 1달이상 걸렸을 품의 결재를 회의나 추가 보고서 작성 없이 1주일만에 끝난다.

셋째, 어떤 회사가 본사 이외에 2개의 국내 공장과 6개의 해외 현지 공장이 있다. 그 중 폴란드에 위치한 한 공장에서 화재가 발생하여 폴란드인 근로자 몇 명이 부상당했다.

폴란드현지 법인장은 그 즉시 공장 내 회의실에 관련자들을 모아놓고 자신의 핸드폰 화면을 빔프로젝터에 미러링하고 전 세계 관련자들에 대해 핸드폰 동영상 회의를 소집한다.

본사에는 CEO 등 이와 관련되는 임직원 5명이 본사 회의실에서 빔프로젝터로 CEO의 핸드폰 화면을 미러링하고, 지금 미국 현지법인으로 출장 가고 있는 해외사업 담당 전무는 자신의 핸드폰으로 참여하며, 과거 이와 유사한 사건이 났었던 베트남 공장 법인장 및 관련 직원이 법인장 방의 PC 모니터에 공장장 핸드폰을 미러링하여 동영상 회의에 참석한다.

과거 사건 당시 처리에 중점적인 역할을 담당했던 베트남 공장의 한 베트남인 직원은 공장 안에서 직접 자신의 핸드폰으로 참석한다.

폴란드 법인장은 현지에서 핸드폰으로 찍은 동영상 (요즈음 방송사들은 프로그램 촬영을 위해 1억원 이상 소요되는 방송용 카메라 대신 스마트폰으로 대체하여 활용하고 있다.)을 동영상 회의에 참여한 모든 사람들에게 보여주면서 사고 현장에 대해 상세하게 설명한다.

각 지역의 빔프로젝터나 PC모니터나 핸드폰 화면들은 모두 말하고 있는 사람의 화면으로 자동 변환되어 보여준다. 이 회의는 한국어, 폴란드어, 베트남, 영어 4가지 언어가 각자의 필요에 따라 자신이 필요한 언어로 동시통역되면서 진행된다.

이 세 가지의 사례는 마치 미래 공상영화에서 보는 먼 나라의 상황으로 이해하는 사람도 있을지 모르겠다. 그런데 최신 혁신적인 기술들은 우리로 하여금 이와 같은 혁신적인 소통을 우리 실 업무에 적용할 수 있도록 지원해 주고 있다.

필자는 상기의 세 가지 사례 모두 현재 누구든지 무상으로 쉽게 다룰 수 있는 구글의 드라이브, 문서, 스프래드시트, 번역, 행아웃, 그리고 카톡(일반적으로 무상으로 제공되는 앱들은 알람 기능이 없어 주요사안의 경우 관련자 모두가 즉시 확인하도록 알람 기능을 수행하기 위해 활용)이라는 6가지의 앱을 활용하면 실행할 수 있는 상황들을 전개해 본 것이다.

일반적으로 15개 정도의 세계 최상의 무상 앱들을 활용하면 실시간 수평적 의사소통 시스템을 구축하고 스마트워킹을 실행할 수 있다.

국내에서 스마트워크의 보급이 미진한 이유 중 하나는 바로 우리 기업들의 조직문화 때문이다. 스마트워크의 활성화를 위해서는 무엇보다 먼저, 직접적인 대면과 상명하복의 명령체계를 중시하는 국내 기업의 조직문화가 변해야 한다.

현재와 같은 조직문화에서 관리자는 자신이 관리하는 부하직원이 다른 공간에서 일하는 것 자체를 용납하지 않는다. 뿐만 아니라, 직원들은 동료들과 떨어져서 일하는 것에 대한 불안감을 느끼고 직장상사나 조직으로부터 불이익을 받지 않을까 하는 점을 우려할 수밖에 없다.

밀레니엄세대, 또는 Y세대라고 칭하는 사람들은 PC가 소개된 1980년 이후에 탄생한 사람들을 일컫는다. 컴퓨터와 모바일 기기를 잘 다루어 스마트 신인류시대를 사는 디지털 네이티브 세대다.

이들은 스마트워킹을 위한 별도의 변화관리 교육을 하지 않아도 그 방법을 이미 잘 알고 있다. 그 이전 세대인 임원과 관리자들이 스마트워킹하는 습관에 앞장설 수만 있다면 성공의 길로 들어갈 수 있다.

[장동익 피플스그룹 상임고문 프로필]
- Navigatorship Coach (현)
- ㈜렉스켄 대표이사
- 단국대학교 초빙교수, 서울과학기술대학교 명예교수, 인덕대학교 겸임교수
- 삼미그룹 기획조정실 담당상무
- 클라우드 기법 및 데이터웨어하우스 기법 국내시장에 처음 소개

저서 :스마트워라밸, 스마트업무혁신과 성과관리, 핸드폰 하나로 책과 글쓰기 도전