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[장동익의 스마트 업무혁신] 일하는 방식을 바꿔라
[장동익의 스마트 업무혁신] 일하는 방식을 바꿔라
  • 편집국
  • 승인 2018.06.08 09:14
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사무직 1인당 회의 및 보고서 작성과 그 준비 시간, 1일 평균 3~6시간....
장동익 피플스그룹 상임고문
장동익 피플스그룹 상임고문

첫째, 한 영업사원이 스마트워킹하는 한 사례이다. 고객사에서 매우 중요한 이슈가 요청된 회의가 끝났다. 고객사는 A제품의 납품기일을 1주일 당겨 달라고 한다.

그 영업사원은 회의를 끝내고 고객사 빌딩 안 조금은 조용한 곳에서 자신의 핸드폰에서 클라우드에 저장되어 있는 ‘영업상황보고서’를 연다.

회의에서의 고객사 요구사항을 핸드폰 마이크에 대고 말로 입력하면 보고서가 작성이 되고 자동으로 저장된다. 그 보고서와 관련되는 모든 사람들은 그들이 어디에 있든지 상관없이 저장되는 즉시 확인할 수 있다.

각자 자신의 상황을 그 보고서상의 댓글을 활용하여 실시간으로 교신한다. 서로 전화하는 것은 아니지만 댓글도 말로 하면 문자화되어 저장된다.

생산에서는 ‘스케쥴 조정이 가능하지만 원자재가 없다’고 한다. 그런데 생산관리팀과 구매팀의 담당자들의 실시간 댓글 교신을 통해 1시간만에 원자재 수배도 이루어 지고 생산 스케쥴 조정도 완료된다.

이 과정에서 창원에 출장 가 있는 영업팀장과 마침 외출해 있던 구매팀장과의 댓글 교신이 매우 큰 역할을 해 주었다. 그 영업사원은 이 중요한 이슈를 해결하기 위해 회사에 돌아갈 필요도 없이 다음 장소로 이동하면서 그 결론을 고객사의 담당자에게 전화하고 또한 지하철 안에서 이메일로 확인해 준다. 이메일은 자신이 가지고 있는 핸드폰이나 패드를 활용해 음성으로 기록한 문구를 직접 보낸다.

둘째, 실시간 수평적 의사소통 시스템을 활용하여 각종 품의서를 결재하는 사례를 한 번 보자.
담당자는 총 비용 10억원이 소요되는 시스템 구축을 위해 작성한 품의서를 결재권자 모두에게 동시에 실시간으로 공유한다. 각 결재권자는 의문사항이 있거나 다른 의견이 있을 때는 언제든지 동 품의서에 댓글을 달 수 있고 그 댓글에 관련된 모든 사람은 다시 자신의 의견이나 답변을 댓글로 피력한다.

품의와 관련된 각종 자료는 이미 클라우드에 저장되어 있는 실시간 의사소통 시스템에서 확인하고 보다 깊은 내용을 파악하고 싶어 당해 보고서에 댓글 질문을 하고 관련되는 담당자들에게 카톡을 보내면 그 즉시 댓글 답신을 받을 수 있다.

최종 결재권자인 CEO도 댓글로 궁금한 점에 대한 질문을 한다. CEO의 질문에 대해서 품의서 작성자뿐 아니라 다른 관련사업부장으로부터 보고 댓글을 받는다.

그리고 CEO가 부산으로 출장 가는 도중에 품의서와 관련하여 갑자기 확인해야 할 내용이 있어 이미 클라우드 공간에 저장되어 있는 다른 관련 보고서들을 모두 참조한 후 좀 더 깊은 내용의 파악이 필요하여 관련되는 세 사람을 자신의 핸드폰으로 동시 동영상 통화에 참석시켜 상대의 얼굴을 보면서 다자간 통화를 한다.

댓글로 모든 결재자가 승인한 것을 확인하고는 CEO도 최종 댓글 승인을 한다.

지출 규모가 매우 큰 10억원의 품의서를 결재하는 모든 과정을 실행하는데 모여서 하는 회의 한 번 없었고, CEO가 갑자기 요청한 핸드폰 동영상 통화에 회사 사무실이 아닌 다른 장소에 있다고 참석하지 못한 사람도 한 사람도 없었다. 핸드폰만 있다면 말이다. 품의를 위해 별도로 추가 작성한 보고서 한 장도 없었다.

특별히 수직적인 업무지시도 없었다. 궁금한 것은 어디에서든 자신의 핸드폰이나 노트북이나 PC에서 직접 파악하거나, 추가질문사항에 대해서는 댓글로 물어보고, 다른 사람들의 의견을 실시간으로 파악했을 뿐이다.

CEO는 자기가 알고 싶은 모든 내용을 필요한 즉시 클라우드 실시간의사소통 시스템에서 열어보았고 모든 임원들의 실시간으로 피력하는 모든 의견을 수렴한 후 최종 의사결정을 하는데까지 종전 방식이었다면 수 차례의 회의와 엄청난 양의 보고서 작성 및 검토로 최소한 1달이상 걸렸을 품의 결재를 회의나 추가 보고서 작성 없이 1주일만에 끝난다.

이들 사례는 마치 미래 공상영화에서 보는 먼 나라의 상황으로 이해하는 사람도 있을지 모르겠다. 그런데 4차산업혁명의 AI기술 등 혁신적인 기술들은 우리로 하여금 이와 같은 혁신적인 소통을 우리 실 업무에 적용할 수 있도록 지원해 주고 있다.

SMART 워라밸을 위한 SMART Worker 개념도
SMART 워라밸을 위한 SMART Worker 개념도

최신 IT 기술을 효율적으로 활용하면 다음과 같은 업무혁신을 시행할 수 있다.

첫째, 회의를 없애라.

스마트워킹하는 조직 문화가 뿌리내리면서 앞 사례에서도 보았듯이 이제는 모여서 하는 회의는 필요 없는 시대이다. 미네르바스쿨에서는 가르치는 교수가 학생들과 완전히 떨어져 살면서 모두가 온라인 상에서 이루어지는 세미나 형식의 강의로 대면 없이는 도저히 불가능할 것만 같은 대학교육을 오프라인에서 시행하는 전통적인 교육방식보다 훨씬 더 효율적으로 시행하고 있다. 회의는 80% 이상 줄일 수 있다.

둘째, 보고서 작성을 최대한 줄여라.

회의가 없어지면 자동적으로 작성해야 할 보고서도 크게 줄어든다. 중역들이나 관리자들이 자신의 업무파악 목적에 맞도록 별도로 보고서를 작성하도록 지시하는 관습도 철저하게 없애야 한다.

이제는 내가 원하는 데이터는 즉시 확인할 수 있고 지금 당장 그 데이터가 없다면 댓글을 달기만 하면 바로 확인할 수 있다. 보고서는 50% 이상 줄일 수 있다.

셋째, 해외 출장이나 국내 출장이 거의 필요 없는 시대이다.

이제 출장 대신 필요한 시점에 즉시 스마트 폰 앱과 함께 필요한 경우 모니터나 TV나 빔프로젝터를 활용하여 다자간 동영상 회의를 시행하라.

왜 국내 출장이나 해외 출장이 필요한가? 갑자기 해외 현지공장에서 큰 사고가 났다고 가정하면 관련되는 모든 사람들이 각 지역의 회의실에 설치된 빔프로젝터든 TV든 아니면 사무실 모니터든 또는 이동 중 핸드폰을 활용해서든 그 현장을 동영상으로 직접 보면서 동시에 회의를 할 수 있다.

그것도 핸드폰 무료 앱을 활용해서 말이다. 요즈음은 핸드폰 화면을 빔프로젝터, TV 및 모니터에 미러링해서 볼 수 있기 때문이다. 이제는 핸드폰의 기능이 PC보다 더 똑똑해졌다.

넷째, 각종 품의서 결재 방식을 상기 사례처럼 수평적 의사소통으로 바꾸고 각종 결재를 대폭 줄여라.

예를 들어 회사 사규에 직원이 결혼하면 월급여에 해당하는 축의금을 지불하도록 되어 있는데 왜 이 지급을 위한 결재를 팀장, 본부장을 거쳐 CEO까지 결재해야 하는가?

이제 알고자 하는 내용을 언제 어디서나 즉시 파악할 수 있다. 필요 없는 결재는 모두 없애라.

그간 컨설팅해 온 기업들을 대상으로 회의 및 보고서 작성과 그 준비를 위해 사무직 1인당 소모하는 시간을 조사한 적이 있다. 회사의 성격이나 업무의 성격에 따라 약간의 차이는 있었지만 1인당 1일 평균 3~6시간이었다. 상위 관리직으로 올라갈수록 더 많은 시간이 소모되었다.

일하는 방식을 바꾸어 회의와 보고서 작성을 줄여서 절감할 수 있는 시간은 1일 3시간정도 된다. 연봉 3천만원 정도로 계산하면 1인당 연 11백만원가량을 절감할 수 있다. 연봉으로만 따지더라도 100명이 근무하는 회사라면 연간 11억원이상의 기회비용이 추가 지불되고 있는 실정이다.

나아가 Y세대가 주축을 이루고 있는 직원들의 야근과 주말 근무를 줄여 일과 생활의 균형 문제를 해소함으로써 얻는 생산성 증대 효과는 계산하기 힘들 만큼 클 것이다.

일하는 방식을 바꾸는데 활용할 수 있는 어플리케이션을 유료로 구입하여 활용할 수도 있으나 필자가 활용해 본 수많은 모바일 앱들 중 무료로 활용할 수 있는 세계 최고의 앱들을 몇가지 소개하고자 한다.

지메일을 기반으로 구글 드라이브, 구글 문서, 구글 스프래드시트, 구글 번역, 마이크로소프트 오피스랜즈와 원드라이브, 토크프리 (아이폰 활용자를 위해서는 ALOUD), 네이버클라우드, 드롭박스 등 모두 무료로 즉시 활용할 수 있는 앱들이다.


[장동익 피플스그룹 상임고문 프로필]
- Navigatorship Coach (현)
- ㈜렉스켄 대표이사
- 단국대학교 초빙교수, 서울과학기술대학교 명예교수, 인덕대학교 겸임교수
- 삼미그룹 기획조정실 담당상무
- 클라우드 기법 및 데이터웨어하우스 기법 국내시장에 처음 소개

저서 :스마트워라밸, 스마트업무혁신과 성과관리, 핸드폰 하나로 책과 글쓰기 도전


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