기업 내 인사부서가 모든 업무를 최상의 전문 수준에서 다 잘할 필요는 없다고 본다. 

오히려  지속적으로 투자하여 비용을 지불하는 것 보다는 필요 시 외부 전문가의 도움을 받거나 갑작스런 환경변화로 내부 수행이 어려울 경우 외부 아웃소싱이 하나의 대안이 될 수 있기 때문이다.

업무프로세스 아웃소싱에 대한 전 세계 주요 기업들의 관심사항을 확인하기 위해 글로벌 컨설팅 기업 PwC가 수행한 14개국 304개 기업 경영진 인터뷰 조사에 따르면 업무프로세스를 외부에 위탁함으로써;
 

 ① 회사의 핵심역량에 집중할 수 있고,
  ② 인력이나 기술에 대한 추가 투자 없이 보다 높은 효율을 가져오며,
  ③ 회사 이해 당사자들에게 보다 큰 가치를 제공하고,
  ④ 내부에서 제공한 것 보다 더 우수한 수준의 서비스가 가능하다는 데 인터뷰에 응한 대다수 경영진이 긍정적으로 인정하고 있음을 알 수 있다.

그렇다면 페이롤을 포함한 인사업무를 외부에 위탁할 것인가 ?  한다면 어떻게 해야 하는가 ? 에 대한 의사결정은 회사 조직문화와 성과관리에 직간접으로 영향을 미치게 되므로 신중히 고려하여 진행하여야 한다. 

또한, 인사업무를 외부에 위탁하는 아웃소싱 결정을 통해 회사는 자체 핵심역량을 재확인하는 기회가 되고 이에 따른 서비스 공급업체와의 관계도 재정립할 수 있는 계기도 된다.  
 
아웃소싱 결정을 위해서는 회사의 아웃소싱 필요성 즉 왜 아웃소싱을 해야 하는가에 대한 이유를 먼저 검토해야 한다.  내부 업무를 외부에 위탁해야하는 이유가 신기술의 활용이 필요해서인지, 전략과 핵심기능에 집중하기 위해서인지 또는 신규투자를 피하거나 비용을 절감하기 위해서인지 나아가 조직 내 유연성과 전반적인 성과를 개선하기 위해서인지 등을 먼저 확인해야 하는 것이다. 

다음으로 시장 내 적절한 아웃소싱 공급업체 및 솔루션이 존재하는지 조사가 필요하며, 더불어 아웃소싱 범위를 선정하기 위해 내부업무 성과평가를 적절히 시행하여야 한다.  

■성공적인 인사업무 아웃소싱을 위한 고려사항

인사업무 아웃소싱 결정 후 업무의 외부 위탁이 성공적인 결과를 거두기 위해서는 우선 서비스 공급업체와의 돈독한 관계유지에 집중하여야 한다. 

이를 통해 높은 수준의 전략적 검토가 가능하고 성과 측정지표의 설정과 피드백을 통한 지속적인 개선이 이루어질 수 있는 것이다.  이를 위해서는 어떤 업무를 외부에 위탁할 것인가를 사전에 명확히 선정하고, 회사와 공급업체간 상호 비전을 공유하며, 투명한 의사소통 체계의 구축을 통해 예상치 못한 상황 발생 시 원활한 대처가 가능해야 한다.

둘째, 경험 많은 인원으로 프로젝트 관리팀을 구성하거나 담당 관리자(CRO, Chief Resource Officer)선임을 통해 아웃소싱이 지향하는 비전이 실현될 수 있도록 하는 것이다.  프로젝트 관리팀 또는 담당 관리자 선임을 통해 이들에게 일정 수준의 권한을 이양하고, 현장 위주의 접근방식으로 수행하도록 하며 외부 공급업체와의 투명한 의사소통 및 필요 시 실사 등을 진행하게 할 수 있게 하여야 한다.

셋째, 전략적 소싱(strategic sourcing)의 도입이다.  과거 수십 년에 걸쳐 이루어졌던 아웃소싱 결과 얻게 된 교훈은 모든 아웃소싱과 내부 운영업무는 회사의 장기적인 사업목적과 연계하여 진행하여야 한다는 것이다.

이는 아웃소싱이 추구하는 원래의 목적을 달성하기 위해서는 회사가 보다 장기적인 사업목표에 집중할 수 있도록 해야 하고 또한 위탁업무를 보다 기능별로 선별하여 외부에 맡겨야 한다는 것이다. 

즉, 1회성 아웃소싱관계를 통해서는 특정한 결과를 얻을 수 있겠지만 최대의 투자효과를 누릴 수 있는 지속적인 개선에는 미치지 못하는 것이다.  이를 피하기 위해서는 장기간에 걸친 외부 공급업체와의 전략적인 관계를 통해 공급업체가 보유한 전문성, 기술을 활용하여 보다 크고 계속적인 효과를 얻을 수 있어야 하는 것이다.

넷째, 업무 주도권의 범위를 어떻게 설정할 것인가이다.  외부 업무위탁을 통해 얻게 되는 비용절감, 서비스 수준의 향상, 핵심인재의 활용 이면에는 업무 주도권이 외부 공급업체에게 넘어가게 되는 측면도 있게 된다.  일단 업무의 주도권이 외부 공급업체로 이동하면 다시 내부로 돌리기 쉽지 않고, 추후 비용 상승의 원인이 될 수 있다. 

또한, 관련 내부 인원의 감축 또는 타 업무 전배 등으로 직원 사기저하를 야기할 수도 있는 것이다.  공급업체 입장에서도 많은 고객사의 한 회사이므로 항상 우선순위에 놓일 수 없다는 점도 인식해야 한다. 

이러한 리스크를 최대한 줄이기 위해서는 계약서 작성 전 계약의 목적, 회사와 공급업체의 책임과 역할, 서비스 수준관리 프로그램 시행, 의사소통에 대한 방식을 명시적으로 포함시켜야 한다.
 
다섯째, 아웃소싱에 대한 정량적, 정성적 평가이다.  아웃소싱 수행과 관련된 비용수익 분석은 회사가 비용절감을 통한 인적자원의 효과성에 중점을 둘 경우 유용하다. 

이러한 양적인 평가는 프로젝트에 투입된 인건비, 시간, 필요한 하드웨어 및 소프트웨어 관련 비용이 된다.  또한 정성적인 평가기준을 마련하여 납기준수, 법령 및 신기술 발전 등 요구사항에 대한 적절한 대처, 회사 조직문화와의 부합여부 등 질적인 평가도 이루어질 수 있게 해야 한다.      

■ 인사업무 아웃소싱과 페이롤 솔루션

인사업무 중 페이롤 기능을 외부에 위탁하고자 할 경우 어떤 페이롤 솔루션을 도입할 것인가가 대두되는데 일반적으로 회사에 두루 적용되는 솔루션을 찾기는 쉽지 않은 편이다.  현재 시장에서 제공되는 솔루션으로는 글로벌하게 사용되는 ERP의 페이롤 모듈에서부터 페이롤 아웃소싱 공급업체가 제공하는 자체 전문솔루션에 이르기까지 다양하다. 

회사 규모가 커서 관리해야할 데이터의 양이 방대하고 복잡한 여러 프로세스를 통합 관리해야 할 필요가 있는 경우 ERP의 페이롤 모듈 도입이 보다 효율적일 수 있다. 

일반적으로 ERP에 는 다양한 인사 모듈이 내장되어 페이롤 모듈 뿐만 아니라 채용, 평가, 복리후생, 근태, 회계 기능 등과 원활히 연계운영이 가능하므로 여러 부서가 동시적으로 데이터 확인이 가능해지는 것이다.  다만, ERP 특성상 덩치가 큰 여타 업무 프로세스와 연결되어 운영되기에 신축성이 떨어지고 수정 요구사항에 단시간 내 대처하기가 어렵다는 점을 고려해야 한다.

이에 반해 페이롤 아웃소싱 공급업체가 제공하는 전문솔루션의 최대 장점은 업계 내부적으로 축적된 전문성을 충분히 활용 가능하다는 점을 꼽을 수 있다. 

글로벌하게 적용되는 표준기법과 미리 정의된 템플릿을 주 무기로 하는 ERP 제공업체와 달리 페이롤 아웃소싱 공급업체의 경우 국내 노동법과 세법 등에 운영 경험이 풍부한 페이롤 전문 인력이 다수 포진되어 관련 전문성이 필요한 고객사에게 적절한 대안을 줄 수 있는 것이다.      

페이롤플러스

황정덕 대표