[아웃소싱타임스 이윤희 기자] 파견,도급 등 근로자 총원이 4000명이 넘는 A 아웃소싱 기업은 최근 전자근로계약서 시스템을 체결했다. 결과적으로 근로자의 종이 서류를 검토하던 시간에 시스템과 근로자 관리에 더 집중할 수 있었다.

유니크컴퍼니의 '싸인띵동'은 근로자 관리시 필수로 작성되어야 할 근로계약서를 비롯하여 '도급직-근로계약서', '파견직-근로계약서', '개인정보동의서', '사직서' 등 각종 계약서 체결을 할 수 있는 서비스다.

싸인띵동은 관리자가 직접 현장을 찾아다니며 근로자로부터 서면 서류를 작성 받고 관리하는 번거로움을 줄이기 위한 시스템으로 관리자는 근로자와 지리적·거리적 문제에 구애받지 않고 자유롭게 계약서를 체결할 수 있다.

■강화되는 노동법에 '전자근로계약서' 선풍
현 정부가 노동자의 권익 상승에 초점을 둔 만큼 근로기준법과 이에 대한 시행 기준은 점점 강화되고 있다.

근로자와 서류 계약 없이 구두계약만으로 근로 계약을 체결할 수 있었던 것은 이제 '옛 일'이 되었다.

현행 근로기준법 상 ‘근로계약서 미작성 및 미교부’에 대해 근로기준법 114조에 의거 500만원이하의 벌금형을 명시하고 있고 이에 대한 감시가 갈수록 강화되고 있기 때문에 근로자와 계약시 근로계약서의 중요성은 높아지고 있다.

실제로 노동자와 기업 사이 법적 분쟁이 다수 발생하는 원인이 계약서의 체결 유무 혹은 보존 유무 등이었다.

자연스럽게 근로계약서 작성으로 파생되는 비용이 증가될 수 밖에 없는 상황. 단순히 종이 서류를 관리하는 비용 외에도 관리자는 근로자마다 근로계약서를 출력하고 서면으로 작성하는 등 시간 비용도 간과할 수 없다.

수백장에서 수천장에 이르는 종이 서류를 보관해야 하는 공간 상의 문제도 발생한다.

때문에 이와 같은 문제점을 한번에 해결할 수 있는 '전자근로계약서'는 자연스럽게 주목받게 됐다.

전자근로계약서는 시간과 공간을 할애해야 한다는 종이근로계약서의 단점을 없앴으며 누락·유출·보관에 대한 문제점도 완하할 수 있는 방안이기 때문이다.

유니크컴퍼니 이소진 과장은 "많은 잉여 비용을 발생시키는 종이 계약서보다 간편하고 보관이 용이한 전자화된 전자계약서를 찾는 기업이 많아졌다"고 말했다.

■'싸인띵동' 기존 양식을 전자문서로 변환, 기업별 맞춤 양식 제공
유니크컴퍼니는 싸인띵동의 가장 큰 장점은 각각의 기업이 사용하고자 하는 개별 맞춤 양식을 사용할 수 있는 점이라고 강조한다.

일부 전자근로계약서 시스템은 Set-Up기간에 발생되는 비용과 시간을 절약하기 위해 일괄적인 몇개의 양식을 제공하기도 하지만, 유니크컴퍼니는 각각의 기업만의 특색있는 양식을 전자 문서화 하는 방식을 사용하고 있다.

기업은 현재 사용하고 있는 근로계약서의 내용이나 양식 변경 없이 전자문서 변환 기간을 거쳐 모바일 시스템으로 해당 문서를 손쉽게 관리할 수 있다.

시스템은 기본으로 구성된 내용 외에도 관리자의 필요에 맞게 추가 수정이 가능하며 문자나 카카오톡을 통해 등 작성된 계약서를 간편하게 공유할 수 있는 시스템도 제공한다.

특히 시스템은 고연령자나 모바일, 웹 시스템이 익숙치 못한 이들이 사용하는데도 어려움이 없도록 간편한 원 클릭 시스템으로 개발되었다.

■전자근로계약서, 알고 써야 피해 없어
이소진 과장은 정확한 정보 없이 전자근로계약서를 사용하는 것은 자칫 계약으로서 효력을 갖지 못할 수 있다고 지적한다.

고용노동부가 2016년 8월 '전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인'을 발표하며 전자문서 및 전자거래기본법 제 4조 제1항을 통해 전자 문서의 법적 효력을 인정한 바 있으나, 법적 효력을 지니기 위해선 사용한 전자근로계약서 시스템이 몇가지 규정을 준수하고 있어야 한다.

먼저 전자근로계약서가 계약서로서 효력을 발휘하기 위해서는 계약 주체 간 서명 및 날인을 필수로 포함하고 있어야 하며 이는 전자서명법 규정을 준수해야한다.

또한 근로계약서로 법적 효력을 인정받기 위해서는 안정성과 신뢰성을 토대로 계약 당사자에게 자동으로 배포되고 열람과 출력이 가능한 시스템을 구축하고 있어야한다.

아울러 사내 전산 망에 전자근로계약서 작성 시스템이 구축되어 있거나 외부 전자근로계약서 작성 시스템을 활용하거나 서면으로 작성한 근로계약서를 스캔 또는 사진 등의 방식으로 전자화 했을 경우에만 '전자계약서'로 효력을 발휘할 수 있다.

이와 같은 사실을 모른채 '전자서명법'을 준수하지 않은 내·외부 전자근로계약 시스템을 활용하거나 필요 시스템이 제대로 구축되어 있지 않을 경우, 차후 문제를 야기시킬 수 있다.

유니크컴퍼니 시스템 개발 관계자는 "싸인띵동은 전자근로계약서 시스템이 갖춰야 할 법을 준수하여 기업과 근로자에게 간편하고 합법적인 계약 시스템을 제공한다"며 "계약서로 인한 피해를 입는 기업과 근로자가 줄어들 수 있도록 노력할 것"이라고 밝혔다.