[권창근노무사의 인사이야기⑩] 노동관계법령상 중요서류와 보존기간
[권창근노무사의 인사이야기⑩] 노동관계법령상 중요서류와 보존기간
  • 편집국
  • 승인 2020.04.22 10:01
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['노무법인 길'이 전하는 인사노무 시리즈-20]
중요서류는 3년간 보존해야
보존서류의 기산점은 각기 다르므로 확인 필요
위반 시 500만 원 이하의 과태료 부과
권창근- 노무법인 길 공인노무사- 재단법인 피플 전문가 자문위원
권창근- 노무법인 길 공인노무사- 재단법인 피플 전문가 자문위원

사업주와 상담을 하다보면 노동관계법령상 어떤 서류를 사업장에서 보관해야하는지, 그 서류는 언제까지 보존해야하는지 질문을 많이 받곤 한다. 해서 이번 글에서는 이와 관련한 노동관계법령을 전달하고자 한다.

중요서류의 의미와 보존기간

노동관계법령 상 보존이 필요한 중요서류는 ① 근로자명부 ② 근로계약서 ③ 임금대장 ④ 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 ⑤ 고용·해고·퇴직에 관한 서류 ⑥ 승급·감급에 관한 서류 ⑦ 휴가에 관한 서류 ⑧ 탄력적 근로시간제, 선택적 근로시간제, 출장이나 그 밖의 사유의 사유로 근로시간의 산정이 어려운 경우 및 재량업무, 근로시간 및 휴게시간의 특례업종에서 근로자대표와 서면합의한 서류 ⑨ 연소자 증명에 관한 서류(가족관계기록에 관한 증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서) ⑩ 재해보상에 관한 중요한 서류 ⑪ 퇴직금 중간정산 지급관련 증명서류 등이다.

각 서류는 노동관계법의 위반여부를 판단할 수 있는 근거로써 중요한 역할을 한다. 때문에 노동관계법령에서는 임금채권의 소멸시효를 고려할 때, 중요서류를 3년간 보존하도록 규정하고 있다.

단, 퇴직금의 중간정산에 따라 미리 퇴직금을 지급한 경우에는 근로자가 퇴직한 후 5년이 되는 날까지 관련 증명 서류를 보존해야한다고 규정한다.

 

기산점

3년의 만료기간에 대하여 기간의 계산이 시작되는 기산점은 중요서류의 유형에 따라 달리 판단된다.

구체적으로 ▲ 근로자명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 ▲ 근로계약서는 근로관계가 끝난 날 ▲ 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날 ▲ 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 ▲ 근로자대표와의 서면합의 서류는 서면 합의한 날 ▲ 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날) ▲ 그 밖의 서류는 완결한 날을 기준으로 하므로 노동관계법령은 서류의 최초 작성일이 아니라 ‘최종 작성일 또는 그 서류가 필요하게 된 시기’를 기산점으로 정하고 있음을 알 수 있다.

 

위반 시 500만 원 이하의 과태료

근로기준법은 중요서류의 보존을 위반한 자에 대하여 500만 원 이하의 과태료를 부과하도록 규정하고 있다.

고용노동부 근로감독 시 위 법 위반 사항은 즉시 과태료를 부과하지는 않고 일정 기간의 시정기간을 부여한 후 이를 시정하지 않은 경우에 과태료를 부과하고 있다.

그러나, 위와 같은 서류들은 법 위반으로 적발 시 일시에 생성할 수 없는 서류가 대부분이므로 평소에 사업장은 꼼꼼히 관리하고 이를 보존하는 것이 반드시 필요하다.

 

권창근
- 노무법인 길 공인노무사
- 재단법인 피플 전문가 자문위원
- 대학운영직 근로시간 표준화 및 탄력적 근로시간제 도입 컨설팅
- 노동부 지도점검 대비 컨설팅

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