[아웃소싱타임스 이윤희 기자] 스타트업 CEO나 임직원들, 기업에서 신규 비즈니스 아이템 및 사업을 기획하는 업무 담당자들이 새로운 제품이나 프로그램 등을 제작 또는 개발하기 위해 가장 먼저 하는 일은 무엇일까?

화가가 머리로 구상한 이미지를 작품으로 구체화하기 전에 도화지 위에 밑그림을 그리는 '스케치' 과정이 개발·제작 과정에도 존재한다.

바로 구상한 아이템을 기획하고 이를 기획서로 나타내는 일이 그 것이다. 새로운 사업을 위한 개발 전 구상한 아이디어를 기획서로 작성하는 일은 비즈니스 시작점에 자리 잡고 있는 개발의 기초다.

하지만 아직 우리나라에서는 '기획'의 본질을 제대로 이해하지 못하고 있거나 기획서 작성의 중요성을 인지하지 못하는 경우가 더러 존재한다.

IT 아웃소싱 플랫폼 프리모아에서 5년차 기획 업무를 담당하고 있는 권정은 과장은 새로운 사업을 위한 개발을 준비 중이라면 IT 아웃소싱 진행 시 '기획서'의 부재가 낳을 수 있는 문제점을 직시하고 있어야한다고 경고한다.

[이하 인터뷰는 Q&A로 진행됩니다/ Q: 아웃소싱타임스 이윤희 기자, A:  프리모아 권정은 과장]

■기획자의 입장에서 본 IT 아웃소싱 기획서의 중요도

Q: 기획이란 무엇인가?
A: '기획'이란 단어를 들어면 IT 아웃소싱을 준비 중인 분들은 두 가지 이미지를 떠올릴 것 같다. 사업을 구상하는 것과 기획서를 작성하는 단계의 업무다.

물론 사업 구상의 기획도 중요한 업무이지만, 이번 인터뷰를 통해 알리고 싶은 정보를 담은 '기획'은 개발과 제작 이전 구상물을 구체화하는 과정을 뜻한다.

Q: 비전공자에겐 조금 어려운 얘기처럼 들린다. 내가 떠올린 아이디어의 뼈대를 세우는 작업이라고 생각하면 될까.
A: 좀 더 쉽게 설명을 드리기 위해 건설에 비유해 설명해보겠다. 예를 들어 누군가 집을 짓겠다는 결정을 한 후 "바닷가에 예쁜 집을 건설하겠다" 까지 구체화 하는 과정은 사업의 '구상' 단계다.

구체적인 도면을 그리기 앞서 어느 정도 규모나 형태의 집을 건설할 것인지, 이를테면 단독 주택인지 다세대 주택인지를 구체화하고 어떤 소재를 활용하고 건설은 언제 시작해서 언제 마무리하길 원하는 지를 고민하고 설정하는 것, 이 과정이 바로 IT 개발의 '기획' 과정이다.

일정과 작업 방법을 세세하게 계획하고 이를 문서화해서 개발에 참여하는 이라면 누구든 프로젝트의 방향성을 알 수 있게끔 전달하는 기초 자료인 셈이다.

Q: 기획은 반드시 기획서가 필요한가?
A: 기획서의 필요성은 여러 번 강조해도 지나치지 않다. 웹/앱 개발 기획은 웹/앱 상에서 이루어질 다양한 서비스에 대한 정책을 수립하고 실제 제작될 서비스를 시각화 하는 사전 준비과정이기 때문.

'유비무환'이라는 말처럼 기획은 철저히 준비하면 할수록 좋은 결과물을 만들어낼 수 있다. 기획서는 일종의 설계 도면이다.

단지 하얀색 집이 그려진 그림을 보여주면서 이런 집을 지어달라고 말하는 것과, 구체적이고 상세한 설계도면을 제시하면서 이런 집을 지어달라고 할 때 완성도 차이는 크게 나타날 수밖에 없다.

Q. 기획의 중요도에 대해 조금 더 강조하시고 싶은 부분이 있으신 것 같다.
A. 기획의 중요성에 대해 목소리를 높이는 점은 아직까지도 개발 과정에서 기획을 소홀하게 생각하는 이들이 있고, 정말 모르고서 실수를 하시는 분들도 있기 때문이다.

IT 아웃소싱 개발을 맡기면서 많은 스타트업 대표 또는 업무 담당자 분들은 개발된 결과물을 눈으로 빨리 확인받으려는 경향이 있다.

때문에 기획 단계에서 시간이 소요되는 것을 낭비라고 여기기도 한다. 일정상의 이유로 기획단계에서 협의 과정은 반드시 중요하다고 생각하는 부문만 합의하고 세부적인 내용은 개발 과정에서 수정하려하는 경우도 있다. 이런 오해가 발생하는 것은 IT 개발을 의뢰하는 클라이언트 대부분이 개발에 대한 전문 지식이 없는 비전문가이기 때문이라고 생각한다.

IT 개발은 ‘빙산’과 같다. 빙산의 일각이라는 말 처럼 수면 위에 표출된 부분은 작지만 수면 아래에는 큰 몸집을 감추고 있는 것과 유사하다.

클라이언트들이 보는 결과물은 IT 개발의 ‘일각'이다. 이런 결과물을 내기 위해 그 기저에는 수많은 개발 코드와 과정이 생략되어있다. 때문에 개발 단계에서 이미 진행된 작업물을 수정하는 것은 생각하는 것보다 더 오랜 시간이 소요된다. 또는 불가능한 요구가 될 수도 있다.

개발 단계가 아니라 문서에서 이를 수정하는 것은 보다 간단한 일이다. 서로 협의하고, 내용을 추가하고 요구할 수 있죠. 기획 단계가 구체적이고 세밀하게 이루어져야 하는 이유다.

Q. 기획서를 갖추지 못해 발생할 수 있는 문제는 어떤 점들이 있을까.
A: 앞서 말씀드린 것처럼 결국 프로젝트 산출물의 완성도 차이가 가장 큰 문제다. 늘어지는 시간과 증가하는 비용은 오히려 부차적인 문제일 것.

어떤 서비스라도 메뉴나 메뉴를 구성하기 위한 페이지들이 존재한다. 이와 같은 기능들을 구상하고 구체적으로 기획한 것을 취합하고 문서화한 것이 ‘기획서’다. 모든 개발은 기획서를 토대로 작업이 진행된다. 하지만 이런 페이지들이 정리되지 않고 작업을 하려고 하면 기획 의도와 전혀 상관없는 산출물이 나오기 마련이다.

또 기획 단계에서 서로 구두로만 전달했던 내용이 의도나 과정이 와전되거나 오류가 발생하는 경우도 있다.

클라이언트가 기획서를 미흡하게 작성해 전달하거나, 또는 작성하지 않고 소통을 통해서만 작업을 진행하고자 할 때 우리는 가수 '거미'의 사진을 모아둔 어플을 개발하고 싶었는데 산출물을 받아보니 어플 안에는 곤충 '거미' 사진이 가득한, 이런 상황이 발생할 수도 있다.

특히 사업성을 기반으로 해서 SI 업체에 기획단계 부터 아웃소싱을 받는 경우라면 오히려 개발 업체에 프로젝트의 주도권이 전도돼 자신이 진행하고자 했던 목적과 개발물의 목적이 달라지기도 한다.

Q. 기획을 제대로 하지 못해(기획서를 제대로 준비하지 않아) 문제를 겪은 구체적인 사례가 또 있다면 말씀해달라.
A: 여러 사례 중 한 중소기업의 사례를 들고자 한다. 기존에 오프라인으로 진행했던 사업을 앱 서비스를 시작하기 위해 아웃소싱 개발을 진행한 경우다. 개발 업체 측에서는 클라이언트가 제시한 대략적인 기획을 토대로 가격을 산출해 제시했고, 가격이 합리적이라고 생각해 프로젝트가 진행됐다.

하지만 양사가 커뮤니케이션을 통해 기획을 구체화하는 과정에서 전문적인 기획자나 기획서에 대한 지식이 없었던 클라이언트는 개발자가 제시한 대로 작업이 진행됐다.

그러다보니 UI가 그려진 스토리보드가 제시된 후에도 클라이언트는 이 문서를 구체적으로 살피지 않았고 개발 단계까지 넘어간 후에서야 기능의 추가나 삭제, 수정을 요구하기에 이르렀다. 결과는 당연히 분쟁으로 이어졌다. 개발사 측에선 스토리보드를 제시했고, 기획서에 맞춰 기간, 비용, 투입 인력을 산출했기 때문이다. 클라이언트가 제시한 수정사항이 무리한 요구로 여겨졌던 것.

결국 30일을 기준으로 시작됐던 작업은 120일이 지나고도 마땅한 결과물을 완성하지 못하고 서로 간의 신뢰만 깨진 채 프로젝트 자체가 무산됐다.

만약 이 업체가 기획에 대한 중요도를 인지하고 사전 기획 과정에 시간을 단축하려고 하지 않았다면, 기획서를 좀 더 꼼꼼하고 면밀하게 살폈다면 결과는 달라졌을 것.

Q: 기획서를 작성할 때 주의해야 할 점은 무엇인가?
A: IT 아웃소싱도 결국 사람이 하는 일이다 보니 완벽할 수는 없다. 기획서 자체도 완벽하게 준비되기란 어렵다. 무형의 생각, 아이디어, 창의성을 문서로 개발물로 유형화하는 작업이기 때문이다.

하지만 기획서를 세밀하게 준비할수록 무형과 유형 사이의 간격은 좁아질 수 있다. 때문에 최대한 기획의도와 개발 결과물이 최대한 적합하게 진행될 수 있도록 두 개의 차이를 좁혀나가는 것이 기획서의 본질이어야 한다.

Q. 기획서를 작성할 때 ‘이것 만은 조심해라!’ 라고 조언할 수 있는 부분을 말씀 부탁드린다.
A: 기획 단계에서는 서비스의 규모에 따라 더러 꼭 필요한 경우도 생략하고 진행된다. 스토리보드에서는 모든 화면에서 보여지는 것과 화면에서 이뤄지는 기능에 대한 정보가 전부 필요하다. 제작 과정에 필요한 디자인 요소, 기능에 대한 설계가 필수적이다.

기획서가 작성된 후 이를 검토할 때도 내가 진행하는 사업을 기반으로 두 번 세 번 검토 과정을 거치라고 당부하고 싶다. 내부 서비스 리뉴얼을 준비 중이라면 리뉴얼이 기획될 때 예상했던 문제를 해결할 수 있는지를 면밀히 살펴보고, 신규 서비스를 고민하고 계신다면 기획 의도에 맞게 작업됐는지, 목표와 목적에 맞게 기획서가 작업됐는지 꼭 확인하기 바란다.
 

■기획서 작성시 고려해야 할 것들

Q: 기획서 작성이 아무나 할 수 있을 것 같진 않다.
A: 업계에서는 오히려 개발자나 디자이너는 스페셜리스트라면 기획자는 제너럴리스트 같이 느껴지는 경향이 있는 것 같다. 누구나 할 수 있을 것 같다는 느낌을 주는 것이다.

실질적으로는 기획이 제대로 되어있지 않으면 개발자나 디자이너의 역량도 제대로 발휘되기 어렵다는 사실을 놓친 것.

개발자나 디자이너는 작업 시 자신들이 자의적으로 해석한 내용이 융통성이나 능력으로 이어지기보다는 기획의도와 달라질 불안정성이 더 높기 때문에, 클라이언트가 요구하지 않은 내용을 구태여 시간과 비용을 투자해 개발하고 디자인하지 않는다.

그렇기 때문에 기획서를 작성하는 기획자는 누구보다 프로젝트에 대해 잘 이해하고 있는 사람이어야 하며 이를 개발자나 디자이너가 보고 정확하게 이해할 수 있게끔 시각화할 수 있는 능력이 있어야 한다. 이런 업무를 누구나 할 수 있다고 폄하해선 좋은 결과물이 나오기 어렵다.

Q. 기획서를 작성하는데도 투입되는 비용이 궁금하다.
A. 먼저 기획 업무를 맡는 기획자에 대한 임금이 발생한다. 또 단순히 금액이 아니라 시간적인 비용도 관과 할 수 없다. 기획자는 특히 IT 전문 직군 중에서도 임금 차이가 크게 나는 편이다. 그만큼 기획 업무가 IT 개발에 차지하는 비중이 크다고 생각하면 될 것 같다.

고급 기획자의 경우 2020년 적용 SW 기술자 평균 임금을 토대로 했을 때 월 평균 임금이 8,424,393원 이라고 하는데 프로젝트에 따라 억대 연봉을 받는 이들도 있다.

우리나라의 경우 기획자가 서비스 전략기획부터 최종 산출물의 검수까지 진행하는 pm 역할을 겸임하는 케이스가 많아 더 임금 차이가 크게 나타난다. 그만큼 기획서 작성이 중요하다는 방증이기도 하다.

Q. IT 개발을 외주하려는 스타트업이나 직접 진행하려는 기업, 담당자 등 기획서를 준비하는 모든 사람이 좀 더 쉽고 빠르게 기획서를 작성할 수 있는 방법이 있을까요?

A: 기획을 전문으로 해보지 않은 개인이 기획서를 작성하는 것은 시간이 소요될 수 밖에 없는 일이다. 어떤 일이든 해보지 않은 일을 한다는 것은 어려운 일이다.

1차적으로 기획문서를 작성했다고 하더라도 여러 번의 수정 과정을 거치게 될 것이고, IT 경험이 없을 경우 해당 기획서가 개발자나 디자이너가 개발 과정에 착수하기에는 너무나 미흡한 기획서가 될 수도 있다.

자신의 아이디어가 명확하고 본인이 IT전문가가 아니거나 회사 내부에 전문가가 없어 외주를 맡겨야 하는 상황이라면, 기획 단계부터 플랫폼을 통해 전문가를 만나 진행하는 것이 실제 제작까지 빠르게 진행할 수 있는 방법일 수 있다.

기획부터 개발 프로젝트를 외주할 경우 기획자를 통해 개발자에게 기획의도에 대한 공유 및 정보 전달이 용이하고, 이미 클라이언트의 의도를 파악한 기획자의 주도하에 개발 진행까지 기획 의도가 보다 명확하게 실릴 수 있다. 또 중간에 개발 이슈가 발생하더라도 기획자 스스로 좀 더 나은 제시안을 줄 수도 있다.

Q: 플랫폼을 통해 IT 아웃소싱 개발을 진행할 때 기획 단계에 대한 조언도 들을 수 있는 건가?
A: 플랫폼이 기업의 기획을 전적으로 대행하는 경우는 아마 많지 않을 것이다. 아이디어를 가진 개인이 직접 기획에 참여해야 기획의도가 분명하게 전달되고, 그에 맞는 결과물이 나올 수 있기 때문이다. 해당 프로젝트에 가장 잘 이해하고 있는 것은 아이디어를 가진 클라이언트 당사자기 때문.

하지만 클라이언트가 기능에 대한 구현 방법, 기능이 작동하기 위한 백엔드 개발에 대한 전문 지식은 부족할 수 있다. 플랫폼은 이런 부족한 부분을 보완하는 역할을 자임한다.

클라이언트가 아무리 신경 쓰고 세밀하게 작성하려고 해도 놓치는 기획단계에 필요한 부분을 프리모아 전문 매니저들이 함께 동행 하여 조언하는 역할을 한다. 

IT에 대한 지식이 많지 않은 상태에서 기획 단계부터 외주를 진행한다면 외주 기획자와 지속적으로 소통하여 자신이 기획의도와 맞는 기획서가 나올 수 노력해야한다.

프리모아는 중개 역할을 하는 플랫폼으로써 클라이언트와 개발자의 소통 과정이 원활하게 진행될 수 있도록 클라이언트의 기획서가 개발자가 작업을 착수하는데 무리가 없는지 검토하고 만약 수정이 필요하다면 반드시 기획서 작성에 대한 작업을 세세하게 진행할 수 있게끔 설득하는 역할을 하고 있다.

Q: 프리모아에서 ‘기획’업무를 진행하시면서 직접 겪은 어려움이 있다면?
A: 아무래도 기획 업무에 대한 전문 지식이 없다보니 어려움을 많이 겪었다. 다행히도 IT 업계에서 7년간 몸을 담고 있었던 경험으로 빠르게 배워나갈 수 있었다.

하지만 사수 없이 기획서를 작성하고 프로젝트를 기획하는 일이 쉬운 과정은 아니었다. 특히 우리나라는 기획자가 PM의 역할을 하는 경우가 많아 책임이 중요하기도 했다.

기획 업무를 처음 맡았던 그때 뿐 아니라 지금도 계속해서 공부하고, 관련한 자격증을 취득하고 좀 더 나은 기획서를 작성하기 위해 끊임없이 노력하고 있다. 이런 경험을 토대로 기획자가 부재한 스타트업이나 중소기업에 그 역할의 중요도를 더 소개할 수도 있고 고민을 도와드릴 수도 있을 것 같다.

Q. 그럼 끝으로 기획자 권정은으로 조언 한 말씀 부탁드린다.
A. 부끄럽지만 IT 아웃소싱 시장이 보다 발전하고 성장하길 바라는 마음으로 첨언하자면, 첫째 아이디어를 갖고 IT 아웃소싱을 진행하고자 한다면 기획부터 잘 진행해주실 수 있는 개발사를 선정하라고 말하고 싶다.

둘째로 개발사를 선정한 후라 하더라도 기획의 중요성을 인지하고 프로젝트를 진행해주시길 당부드린다. 아웃소싱 플랫폼을 사용할 때 뿐 아니라 개별적으로 IT 아웃소싱을 진행한다 하시더라도 반드시 기획서를 꼼꼼히 검토해야 할 것.

내가 원하는 기능이 전부 담겨 있는지, 제시된 디스크랩션을 이해할 수 없더라도 내가 구상한 의도가 제시되어 있는지 꼭 확인해야 한다. 셋째, 개발사의 전문성에만 의존하지 말아라.

개발자 분들은 기능과 기술적인 부분, 일반적인 케이스에 대한 확실한 전문가이지만 본인의 아이디어 구현에 대해서는 자기 스스로가 가장 전문가라는 점을 잊지말길 바란다.

개발자에게 끌려가는 것이 아니라 본인 스스로 고민이 필요하다. 단순하게는 손으로 직접 스케치를 해보거나 개발자를 조금 귀찮게 하는 것도 방법이다. 소중한 프로젝트에 대한 책임은 자신에게 있다는 사실을 꼭 명심하라고 조언하고 싶다.

 

IT 업체의 기획자로 재직 중인 권정은 과장의 과거 이력은 다소 독특하다. 겉으로는 IT 업계에서 종사한 경력을 보아 이과 계열이나 공과 계열을 졸업했을 것 같은데, 신문방송학과를 졸업해 유학을 거친 후 강연까지 진행했다니 말이다.

누군가에게 삶의 방향을 제시하는 강연을 진행했던 그가 IT 아웃소싱 플랫폼 프리모아의 기획자로 한 프로젝트의 방향을 제시하는 역할을 맡은 것이다.

기획서의 중요성과 가치를 누구보다 잘 알고 있는 권정은 과장, 다음 기획서에 대한 기대가 뒤따를 수밖에 없는 이유다.