파일링클리닝 - 서류관리의 효율화로 정보의 사유화 없애
파일링클리닝 - 서류관리의 효율화로 정보의 사유화 없애
  • 승인 2000.12.21 12:13
  • 댓글 0
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해외아웃소싱성공사례-일본

서류관리/파일링클리닝 주식회사
회사명 : 파일링클리닉 주식회사
설립연월일 : 1981년 6월
자본금 : 1천만 엔
종업원수 : 13명
매출액 : 2억엔(1997년도)

이 서류를 언제까지 보존해야 하는지 판단이 잘 서지 않을 때가 많
다. 그 결과 서류를 그냥 끼고 있어서 책상 위에 이러저러한 서류가
산적하게 되고, 필요한 서류를 찾느라 시간을 소모했던 경험을 가진
사람이 결코 적지 않을 것이다. 시간을 들여 서류를 찾는 동안 본 업
무는 중단되고 마는데, 단지 몇분 간이라 하더라도 사원 전체로 보
면 생산성은 확실히 저하된다.

파일링클리닉주식회사는 이 서류관리, 이른바 레코드 매니지먼트
(Record Management)를 전문으로 수탁하는 회사이다. 서류의 관리라
는 개념은 1920년대에 미국에서 확산된 것인데, 일본에는 전후 일본점
령군사령부(GHQ)가 들여온 것으로 알려져 있다.

그러나 지금에 이르기까지도 일본인에게는 서류관리의 중요성이 제대
로 인식되어 있지 않다. 그렇다면 여기에 실제로 어떤 메리트가 있는
것인가. 무엇보다 먼저 방대한 서류 따위를 적당한 집기나 파일용품
을 선택·활용함으로써 서류를 대폭 줄여, 사무실 공간의 효율을 높
일 수 있다. 당연히 서류를 찾는 시간은 단축될 것이다.

더욱이 서류 또는 정보의 사물화가 없어지고 공유화 되므로, 가령 담
당자가 부재중이라 하더라도 정보를 꺼낼 수 있게 된다. 또한 담당자
가 바뀐다고 하더라도 업무인계가 짧은 시간 안에 끝나게 된다. 더욱
사원간의 커뮤니케이션이 활발하게 되어 사원 한 사람 한 사람의 업
무의욕도 높인다. 서류가 줄어들고 사무실 공간의 효율이 향상된다고
말로 하는 것보다는 구체적인 사례를 소개하는 편이 이해에 훨씬 도
움이 될 것이다.

다음은 어느 은행의 실례이다. 서류보존 연한을 은행 전체의 통일규칙
으로 설정함으로써, 행원 1인당 4단 케비닛 한 짝 분량의 보관서류
가 삭감되었다. 삭감률은 48%에 이르렀다. 또 어느 메이커는 영업부문
이 도소매업자나 최종소비자로부터 얻은 정보와, 생산부문이 제품개발
을 위해 수집한 정보, 관리부문이 가지고 있던 경영전략정보 등을
한 곳에서 집약하여 분석을 한 결과 정보의 효율적인 활용이 가능하
게 되고, 신제품 개발이나 새 영업전략의 입안이 이전보다 훨씬 원활
하게 이루어지게 되었다.

이 회사가 수탁하는 이들 서류관리의 기간은 고객의 규모에도 달려 있
지만, 반년 또는 길면 2년 정도에 이른다. 제일 먼저, 고객의 업무 기
간이나 정보가 보존되어야 할 기간 등을 비교 검토하는 일부터 시작
한다. 이 때 서류사용 방식이나 그 흐름을 파악하기 위해 고객측의 사
원과 인터뷰를 한다.

조사결과는 집계 분석되고 개선 제안서가 작성된다. 말 그대로 진
단, 즉 클리닉이라 이를 만하다. 여기에는 도입의 순서와 스케쥴, 비
용의 견적서 등이 포함된다. 개선 제안서를 토대로 하여 고객기업과
협의하게 되는데, 고객기업이 이를 받아들이면 실제 작업에 착수한
다. 먼저 서류와 보존공간의 정비를 한 다음 새로운 시스템으로 이행
하게 되는데, 이 회사는 이 작업을 교체라고 명명하고 있다.

이 작업의 지도는 전부 맨투맨 방식이다. 이 회사가 업무를 수탁하기
는 했지만, 고객기업의 사원이 실제의 정리방법을 터득하게 하기 위해
서 작업에 참가시킨다. 동시에 사원의 의식개혁을 추진하기 위한 각
종 연수회도 실시하고 있다.

고객기업이 이 회사의 시스템을 도입한 후에도 컨설턴트에 의한 정기
점검이나 신입사원을 위한 교육연수 등의 사후관리를 실시한다. 고객
은 당초 상사나 금융업 쪽에서 많았지만 최근에는 메이커 쪽이 많아
졌다. 이들 기업의 특징은 시스템이 표준화되지 않으면 움직이지 않는
다는 점이다. 또한 관리, 정리하는 습관이나 매너를 중시하는 기업문
화의 영향도 크다.

여기까지의 설명으로 서류관리 시스템을 도입하는 일의 메리트가 여
러 가지임을 알게 되었겠지만, 고객에 대하여 코스트가 얼마 삭감될
것이라고 구체적인 숫자를 간단히 제시하기는 어렵다. 특히 메이커
는 코스트의식이 높아 고객을 어떻게 납득시킬 수 있는가, 어떻게 하
여 신뢰관계를 이룰 것인가 하는 점들이 이 회사의 과제가 되고 있다.

더욱 현 상황에 비추어 보건대 반복수요를 기대할 수 없다는 점도 이
회사의 고충의 하나이다. PC와 같은 하드웨어에는 당연히 감가상각기
간이 있고, 고객에게도 그런 개념은 있다.

그러나 이 회사가 제안하는 시스템이나 노하우 등의 소프트웨어에는
그런 것이 없다. 소프트웨어는 나날이 개선되는 속성이 있어 지금 것
은 곧 진부화되고 만다.
<자료제공:FKI미디어. 구조조정의 성공전략 아웃소싱>

1999.07.23
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