‘총무실무백과’(저자:스텝스(주))가 출간됐다.
총무실무백과는 스텝스(주)가 10여년 간의 실무 경험을 바탕으로, 삼
성전자의 총무 업무 아웃소싱을 담당하는 실무자들이 한국의 중소기
업 실정에 맞는 현장 업무 지침서로서 기획, 집필하였다.
스텝스(주)의 대표이사이자 한국아웃소싱협회 회장인 박천웅 사장은
한국능률협회, 인사관리협회, LG구조조정본부 등과 일반 기업에서 총
무 업무의 효율화 방안과 총무 부문 분사, 아웃소싱, 지원 업무의 쉐
어드 서비스 등에 대해 자문과 강의를 하고 있는 인사관리와 아웃소
싱 전문가이다.
현재 총무 실무에 대한 번역서들은 이미 많이 나와 있다. 그러나 그
나라의 상황에 따른 설명으로 되어 있어 실제 업무에 적용하기가 어렵
다. 또한 총무는 경영의 목적을 달성하기 위해 회사의 각 부서를 통합
하는 중요한 역할을 하며 다른 부서의 요청에 따라 어떤 일이든 처리
하는 것이 총무부서의 업무다.
총무업무란 수입과 이익을 직접 만들어내는 업무와 연구·개발과 미래
의 수익을 창출하는 업무와는 달리 간접수익 창출업무와 관련이 많
다. 즉 총무는 사람, 물자, 자금, 정보 등을 관리하고 그 밖의 업무
에 대해 서비스를 제공한다.
그러나 총무업무가 경영에서 어떠한 역할을 하는지 명확하게 정의하
기 어려운 이유는 업무의 범위가 매우 넓은데다가 회사의 성장 규모
에 따라 필요한 업무가 달라지고 회사가 처한 경제적 환경, 시대에 따
라 사업상 필요한 업무가 달라지는 등 여러 가지 이유로 상황에 따라
업무가 달라지기 때문이다.
총무부는 회사 내에서 핵심부서로 꼽히며 총무부에서 일을 제대로 처
리하지 못하면 회사 전체가 비틀거릴 수 있다. 이로 인해 총무업무에
대한 이해는 무엇보다도 중요하다.
총무업무의 본질은 ‘경영자와 다른 부서에 대한 서비스 제공’이며,
총무의 역할은 ‘관리와 조정’이다. 관리란 ‘경영자원인 사람, 물
건, 돈, 정보 등을 가장 효과적으로 활용하여 기업의 목적을 달성하
는 것’을 뜻한다.
다양한 총무의 업무를 기능별로 크게 나누면 다음과 같이 다섯 가지
범위가 된다.
▲경영자의 업무 보좌 기능은 총무의 가장 기본이 되는 기능이다.
▲부서간 조정 기능은 경영자를 중심으로 회사의 각 부서를 연결하는
역할을 한다.
▲사내활동 지원 기능은 사원들의 사기를 높이기 위해 표창제도를 마
련한다거나 처우개선을 위한 다양한 사내활동을 뒷받침함으로써 조직
에 활력을 불어넣는다.
▲대외 절충 기능은 안내 경비와 같은 일상 업무부터 기업광고, 매스
컴 접촉, 사회공헌이라 할 수 있는 지역활동을 참가에 이르기까지 폭
넓은 활동이 포함된다.
▲자산관리 기능은 회사가 소유한 토지, 건물, 기계설비 등 고정자산
이 효율적으로 활용되도록 관리한다.
이렇듯 총무의 업무는 범위가 매우 넓다. 이로 인해 총무담당자는 기
본적인 사무능력과 관리능력이 있어야 하고 솔선수범해서 일을 처리하
는 적극적인 사람이어야 한다. 한때 총무가 기업의 모든 관리 업무의
집결체로 각광을 받던 때가 있었다.
그러나 기업을 둘러싼 환경이 급격히 변화되고 경영혁신이 요구되면
서 업무의 전문화와 세분화가 빠른 속도로 진행되었다. 그 결과 기업
마다 업무분장이 달라지고 관련 업무의 수행방법이 바뀌었다. 이제 총
무도 시대에 적합한 형태로 변신하지 않으면 회사 전체가 살아남지 못
하는 사태에 직면할 수 있다.
"총무실무백과’는 경리업무와 총무업무를 광범위하게 뒤섞지 않고,
총무 업무만을 전문으로 하여 업무 흐름에 맞추어 구성하였다. 중소기
업의 경영자와 총무 담당자가 꼭 하나씩 비치해 두고 볼 수 있는 책이
며, 곧바로 업무에 활용할 수 있도록 문서관리, 자산관리, 법률사무
등 업무를 크게 세분하여 설명하였다.
각 장에서 직접 활용할 수 있는 업무 매뉴얼이나 관리 기준, 부록에
는 각종 서식을 담았다.
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