시스템 구축 없이 로그인만으로 계약체결·관리 까지 가능
[아웃소싱타임스 이윤희 기자] 업무의 신속성이 중요시되는 디지털 시대, 종이없는 전자근로계약서 시스템이 인기를 얻고 있다. 부수적인 업무에 낭비되던 시간을 핵심 업무에 투입하며 효율화를 추구하는 기업이 하나 둘 많아짐에 따라 전자근로계약서 시스템이 산업 내 자리잡아가고 있는 것으로 보인다.
인재 파견을 제공하는 아웃소싱 기업 A사는 최근 전자근로계약서 시스템인 '모두싸인'을 도입한 후 지역 이동 등 시간과 자원의 낭비 없이 근로계약을 체결하며 업무 효율성을 높였다.
근로자를 전국 각지에서 채용해야 하는 HR 아웃소싱 업계의 특성상 근로계약을 체결하는데 많은 인력과 비용이 소모되는 일이 부지기수였으나 언제 어디서 누구든 활용 가능한 전자 시스템을 통해 불필요한 낭비를 줄일 수 있었다는 것.
모두싸인은 아웃소싱 기업처럼 광범위한 지역에 불특정 다수의 많은 인력을 채용해야 하는 기업에 전자근로계약시스템은 선택이 아닌 필수라고 말한다.
특히 건설 현장과 같이 일용근로직을 많이 다루거나 아웃소싱을 통한 고용이 많을 경우 동시 다발적으로 계약이 발생될 경우 전자계약서의 필요성은 더욱 부각된다.
여러 지역에서 동시간에 근로가 시작될 경우 이에 대한 계약서를 체결하기 위해선 다수의 관리 인력과 시간, 비용이 투입되야 하기 때문이다. 이에 그치지 않고 서면으로 작성된 종이 계약서는 급여지급이나 4대보험 등록 등 업무 처리를 위해 별도의 전산입력이 진행되야 한다.
근로계약 작성 하나를 위해 계약서 체결과 전산 입력 업무 또 서면으로 작성된 종이 계약서의 보관 관리 등 이중 삼중의 업무가 발생하게 되는 셈. 이를 소화하기 위해선 별도의 인건비를 투입해 관리자를 둬야 하는 실정이다.
때문에 언제 어디서 누구든 간편하게 활용할 수 있는 전자근로계약서가 인기를 얻고 있다. 인건비 절약과 공간 낭비, 시간 절약 등의 애로사항을 해소하며 기업의 업무 효율성을 도모할 수 있기 때문이다.
웹 서비스를 기반으로한 전자계약 서비스 모두싸인은 구축과 설치없이 로그인만으로 계약 체결과 관리까지 가능한 서비스를 제공한다.
'모두싸인'은 계약 체결과 동시에 모든 계약 당사자들에게 전자문서와 반영구적인 계약서 링크를 자동으로 교부해 기업이 근로계약서 미교부로 인한 불이익을 당하지 않도록 예방한다.
근로기준법은 '근로계약서 미작성 및 미교부' 행위에 대해 114조에 의거 500만원 이하의 벌금형을 명시하고 있는데, 전자계약시스템을 활용해 자칫 실수로 발생될 수 있는 위법 행위를 미연에 방지하는 것이다.
또 담당자의 업무 효율화를 위해 문서 검색과 폴더 기능을 활용하였으며 계약이 진행되는 모든 과정을 실시간으로 확인할 수 있는 시스템을 제공한다. 계약 진행 시 발생할 수 있는 미계약건과 누락건도 한 번에 확인할 수 있다.
전자근로계약시스템 업계를 선도하는 모두싸인은 ▲공인인증서 없는 원스톱 방식 ▲별도 서식 없이 다양한 형식의 문서를 업로드하여 활용 ▲도장과 서명 제작 지원 ▲맞춤형 고객 지원 서비스 등 다양한 업무 지원을 제공한다.
모두싸인을 활용한 아웃소싱 기업은 "시간과 거리의 문제로 합법과 위법 사이에서 줄타기 하던 문제를 해결할 수 있었다"며 "계약서의 페이지나 서명 위치, 양식 등에 있어서 별도의 제한이 없어 활용도가 높았다"고 평가했다.
모두싸인 관계자는 "시중에 다수의 전자근로계약시스템이 출시되어 있지만 자신의 기업에 맞는 시스템을 활용해야 전자근로계약을 통한 업무 효율성이 극대화 될 수 있다"며 "단순히 디지털 시대를 따라가기 위한 시스템 도입이 아니라 기업의 비용 절감과 이익 증대를 가져올 수 있는 적절한 시스템 활용이 필요하다"고 밝혔다.
