[아웃소싱타임스 김민수 기자] 아웃소싱 기업이 경쟁력을 유지하고 시장에서 성공적으로 활동하기 위해서는 체계적이고 효율적인 영업관리 전략이 필수적이다. 이번 호에서는 아웃소싱 기업들이 영업관리를 강화하기 위해 구축해야 할 핵심 요소들에 대해 상세히 알아본다.

1.영업활동을 위한 목표 설정과 실천방안
아웃소싱 기업이 영업활동을 효과적으로 수행하기 위한 목표 설정과 실천 방안은 매우 중요한 과정이다. 이 과정은 기업의 전략적 목표를 구체화하고, 이를 실행 가능한 단계로 전환하는 데 집중한다. 다음은 영업활동을 위한 목표 설정과 실천 방안이다.

■목표 설정
매출 증대: 매출 목표를 설정할 때는 이전 연도의 실적, 시장 상황, 경쟁사 동향 등을 고려하여 현실적이면서도 도전적인 목표를 세운다. 예를 들어, 전년 대비 10% 증가라는 명확한 수치를 목표로 설정할 수 있다.

고객 유치: 신규 고객 유치 목표는 시장 분석과 타깃 고객 그룹의 잠재성을 바탕으로 정한다. 고객 유치 목표는 특정 수의 새로운 계약이나 프로젝트 승인 등으로 설정할 수 있다.

계약 갱신율: 기존 고객과의 계약 갱신을 통해 안정적인 수익을 확보하는 것이 목표다. 예를 들어, 기존 고객의 80% 이상과 계약을 갱신한다는 목표를 설정할 수 있다.

■실천 방안
명확한 지침 제공: 모든 영업 직원에게 명확한 목표와 이를 달성하기 위한 전략적 지침을 제공한다. 이는 세부적인 영업 활동 가이드, 고객 접근 전략, 제안서 작성 요령 등을 포함할 수 있다.

정기적인 피드백: 영업 팀의 활동을 지속적으로 모니터링하고, 개인별 및 팀별 성과를 정기적으로 검토한다. 성과가 목표에 미치지 못하는 경우, 즉각적인 피드백과 함께 개선책을 제공한다.

교육 및 트레이닝: 영업 직원들의 역량을 강화하기 위해 정기적인 교육 프로그램을 실시한다. 이는 신제품 교육, 영업 기술 향상, 고객 서비스 기술 등을 포함할 수 있다.

동기 부여: 목표 달성에 대한 보상 체계를 마련하여 직원들의 동기를 부여한다. 예를 들어, 목표 달성률에 따른 보너스, 성과 우수 직원에 대한 포상, 경력 발전 기회 제공 등을 통해 직원들이 목표 달성을 위해 최선을 다하도록 한다.

2.영업처 방문을 위한 단계별 프로세스
아웃소싱 기업의 영업 성공에 있어 고객 방문은 중요한 절차 중 하나이다. 체계적인 단계별 프로세스를 통해 준비하고 실행함으로써, 기업은 고객과의 신뢰를 구축하고 잠재적인 비즈니스 기회를 최대화할 수 있다. 다음은 영업처 방문을 위한 구체적이고 세밀한 단계별 프로세스이다.

■사전 조사 및 분석
고객의 비즈니스 모델 이해: 고객의 산업 분야, 사업 규모, 시장 위치 등을 조사하여 비즈니스 모델을 파악한다.

요구사항 파악: 고객의 현재 요구사항, 문제점 및 도전과제를 파악한다. 이는 직접적인 대화, 설문, 또는 과거의 거래 기록을 통해 수집할 수 있다.

예산 확인: 고객의 프로젝트 예산을 확인하여 제안이 경제적 가능성 내에 있는지 검토한다.

■맞춤형 제안서 준비
솔루션 개발: 고객의 요구사항과 예산에 맞추어 특정 서비스 또는 제품의 솔루션을 개발한다.

제안서 작성: 솔루션의 이점, 구현 계획, 비용 구조 등을 명확하게 서술하는 제안서를 작성한다.

내부 검토: 제안서를 내부적으로 검토하여 모든 정보가 정확하고 설득력 있게 표현되었는지 확인한다.

■방문 준비
미팅 스케줄 조정: 고객과의 미팅 날짜 및 시간을 협의하고, 필요한 경우 회의실이나 방문 장소를 미리 예약한다.

프레젠테이션 준비: 제안 내용을 효과적으로 전달할 수 있는 프레젠테이션을 준비한다. 시각 자료를 포함하는 것이 좋다.

■고객 방문 및 프레젠테이션
프레젠테이션 진행: 제안 내용을 명확하고 설득력 있게 전달한다. 중요한 특징과 이득을 강조하고, 고객의 요구에 어떻게 부응하는지 설명한다.

토론 및 질의 응답: 고객이 가질 수 있는 질문에 답변하고, 의견을 교환한다. 고객의 피드백을 적극적으로 수렴하여 추가 조정이 필요한 부분을 파악한다.

■후속 조치 계획
후속 조치 계획: 방문 후 고객과의 약속된 후속 조치들을 계획하고 시행한다. 이는 추가 정보 제공, 수정된 제안서 전송, 다음 미팅의 일정 조율 등을 포함할 수 있다.

관계 유지: 정기적인 연락과 상호 작용을 통해 고객과의 관계를 유지하고 강화한다.

3.고객관계관리(CRM) 시스템의 구축
아웃소싱 기업에서 고객관계관리(CRM) 시스템의 구축은 영업 효율성과 고객 만족도를 높이는 데 중요한 역할을 한다. 체계적인 CRM 시스템은 고객 정보의 정확한 관리와 더불어, 영업 및 마케팅 전략의 개선을 가능하게 한다. 

■CRM 시스템의 핵심 기능
고객 데이터 관리: CRM 시스템은 고객의 기본 정보, 구매 이력, 서비스 사용 데이터, 피드백 및 클레임 정보 등을 통합적으로 관리한다. 이 데이터는 프로필 업데이트, 상태 변경, 고객의 선호도 및 행동 패턴 분석을 위해 활용된다.

영업 기회 추적: 고객 데이터를 분석하여 신규 영업 기회를 식별한다. 예를 들어, 특정 서비스의 사용이 증가하는 고객에게 관련 제품의 추가 판매를 제안할 수 있다.

맞춤형 커뮤니케이션: 고객별 구매 이력과 선호도에 맞추어 개인화된 마케팅 메시지를 전송한다. 이는 이메일, SMS, 소셜 미디어 등 다양한 채널을 통해 이루어질 수 있다.

■CRM과 마케팅 자동화 통합
맞춤형 마케팅 캠페인: 고객 데이터를 기반으로 한 세분화된 마케팅 캠페인을 수행한다. CRM 시스템은 고객의 반응을 실시간으로 추적하고, 이를 바탕으로 캠페인의 효과를 분석하고 조정한다.

자동화된 고객 접점 관리: 마케팅 자동화 도구는 고객의 생일이나 구매 기념일 등 중요한 날짜에 맞추어 자동으로 축하 메시지나 프로모션을 전송한다. 이는 고객의 충성도를 높이는 데 기여한다.

리드 생성 및 관리: CRM 시스템은 웹사이트 방문자, 이벤트 참가자 등에서 수집된 리드 정보를 관리하고, 이들에게 특화된 마케팅 활동을 전개한다.

■CRM 시스템의 구축 고려사항
사용자 친화적 인터페이스: CRM 시스템은 사용자가 쉽게 접근하고 사용할 수 있어야 한다. 직관적인 디자인과 사용자 매뉴얼은 필수적이다.

데이터 보안 및 프라이버시: 고객 데이터의 보안은 매우 중요하다. 데이터 보호 규정을 준수하고, 정기적인 보안 감사를 통해 시스템의 취약점을 해결해야 한다.

통합 및 확장성: CRM 시스템은 기존의 IT 인프라와의 호환성을 고려하여 선택해야 하며, 비즈니스 성장에 따라 쉽게 확장할 수 있어야 한다.

4.영업활동에 대한 평가 시스템
영업활동에 대한 평가 시스템은 아웃소싱 기업의 성과 관리에 중요한 구성 요소이다. 이 시스템은 개별 영업인의 성과를 넘어 전체 팀의 성과를 평가하고, 지속적인 개선을 추진하기 위한 데이터를 제공한다.

■성과 지표 설정
정량적 지표: 매출액, 영업 이익, 신규 고객 수, 계약 갱신율 등과 같은 수치로 측정할 수 있는 지표들을 설정한다. 이러한 지표는 성과를 객관적으로 평가할 수 있는 기준을 제공한다.

정성적 지표: 고객 만족도, 팀 협업 정도, 고객 응대 품질 등과 같은 정성적 평가도 포함된다. 이는 서비스의 질과 고객 경험을 반영한다.

■개별 및 팀 성과 평가
개별 성과: 각 영업인에 대한 성과를 개별적으로 평가하여, 개인의 목표 달성 정도와 역량을 평가한다.

팀 성과: 전체 팀의 성과를 평가하여, 팀워크와 공동 목표 달성 정도를 측정한다. 이는 팀 내 협업과 상호 작용의 효과를 분석하는 데 도움이 된다.

■평가 주기
주기적인 평가를 설정하여, 정기적으로 성과를 검토하고 피드백을 제공한다. 예를 들어, 분기별 또는 연간 평가를 실시할 수 있다.

■성과 개선 및 피드백 메커니즘
성과 리뷰 회의: 각 평가 주기 후에 성과 리뷰 회의를 실시하여, 개별 및 팀 성과에 대해 논의한다. 이 회의에서는 성공 사례를 공유하고, 부진한 성과에 대한 원인 분석과 개선 방안을 모색한다.

개선 계획 수립: 부진한 영역에 대한 구체적인 개선 계획을 수립한다. 예를 들어, 특정 영업 기술 향상을 위한 추가 교육이나 멘토링 프로그램을 도입할 수 있다.

피드백 제공: 성과 평가 결과를 바탕으로 각 영업인에게 개별적인 피드백을 제공한다. 이는 성과 향상을 위한 동기 부여와 자기 개발을 지원한다.

■기술적 지원
데이터 관리 시스템: 영업활동과 성과 데이터를 관리하는 효율적인 데이터 시스템을 구축한다. 이 시스템은 성과 분석과 보고를 자동화하여, 평가 과정의 효율성을 높인다.

분석 도구: 데이터 분석 도구를 활용하여, 성과 데이터를 깊이 있게 분석하고 인사이트를 도출한다. 이를 통해 보다 정밀한 성과 관리와 전략적 의사결정이 가능해진다.

5.코칭 및 보상 시스템
영업 팀의 지속적인 성장과 동기 부여를 위한 코칭 및 보상 시스템은 기업의 전반적인 성과와 팀의 역량 강화에 중요한 역할을 한다. 이 시스템은 직원들의 개인적 및 직업적 발전을 촉진하고, 우수한 성과를 달성한 직원을 인정함으로써 전체 팀에 동기를 부여한다. 

■코칭 및 멘토링 프로그램
개별 코칭 세션: 각 영업인은 정기적으로 개별 코칭 세션을 받는다. 이 세션에서는 영업 기술, 고객 관리 방법, 그리고 직면한 문제에 대한 해결책을 논의한다. 코치는 경험이 풍부한 영업 전문가나 외부 전문가일 수 있으며, 직원의 성장을 지원하는 데 중점을 둔다.

팀 기반 워크숍: 정기적인 워크숍을 통해 전체 팀의 역량을 강화한다. 이러한 워크숍에서는 새로운 영업 전략, 시장 동향, 제품 업데이트 등을 공유하고, 팀워크와 협업 기술을 발전시킨다.

멘토링 프로그램: 경험 많은 선배 직원이 신입 또는 경력이 적은 직원을 멘토링하는 프로그램을 운영한다. 멘토는 멘티의 경력 발전을 지원하고, 전문 지식과 경험을 공유한다.

■보상 시스템
성과 기반 인센티브: 성과가 우수한 직원에게는 금전적 보상, 보너스, 스톡 옵션 등을 제공하여 그들의 노력을 인정한다. 이러한 인센티브는 목표 달성률, 고객 만족도, 매출 기여도 등의 성과 지표에 따라 결정된다.

비금전적 인센티브: 금전적 보상 외에도, 휴가 일수 증가, 유연한 근무 시간, 회사 내 특별한 지위 부여 등의 혜택을 제공하여 직원의 동기를 부여한다.

공개적인 인정: 우수한 성과를 보인 직원을 회사 내부 뉴스레터나 회의에서 공개적으로 칭찬함으로써 그들의 업적을 인정하고, 다른 직원들에게 긍정적인 영향을 미치도록 한다.

■성과 평가 및 피드백
정기적인 성과 리뷰: 각 영업인의 성과를 정기적으로 평가하고, 이에 대한 피드백을 제공한다. 이 과정에서는 개선이 필요한 영역과 강점을 명확히 하고, 개인의 발전 계획을 수립한다.

개발 계획: 피드백과 성과 평가를 바탕으로 각 직원의 개인 발전 계획을 마련한다. 이 계획은 교육, 추가 책임, 승진 기회 등을 포함할 수 있다.

6.영업활동 평가와 전략 수정
영업활동의 평가와 전략 수정은 아웃소싱 기업이 시장 변화에 능동적으로 대응하고 지속적인 성장을 도모하기 위해 필수적인 절차다. 이 과정을 통해 기업은 성공과 실패의 교훈을 학습하고, 이를 바탕으로 더욱 효과적인 영업 전략을 개발할 수 있다. 

■영업활동 평가
정기적인 성과 분석: 각 영업 주기의 종료 후, 정량적 및 정성적 성과 지표를 분석하여 영업 팀의 전반적인 성과를 평가한다. 이는 매출, 이익률, 고객 획득 수, 고객 만족도 등을 포함한다.

경쟁 분석: 주기적으로 경쟁사의 영업 활동과 성과를 분석하여, 시장 내에서의 자사 위치를 평가한다. 경쟁사의 성공적인 전략이나 실수에서 배울 점을 찾아내고, 이를 자사 전략에 반영할 수 있는 기회를 모색한다.

고객 피드백 수집: 고객으로부터 직접 피드백을 수집하거나, 고객 서비스 팀을 통해 간접적으로 수집된 의견을 분석한다. 이는 제품이나 서비스 개선에 중요한 정보를 제공하며, 고객의 기대와 시장의 요구에 더 잘 부응할 수 있도록 돕는다.

■전략 수정
성공 사례 분석: 성공적인 영업 사례를 상세히 분석하여, 어떤 요소가 성공에 기여했는지 파악한다. 성공 요인을 다른 영업 활동에 적용 가능한지 검토하고, 표준 운영 절차로 통합한다.

실패 사례 분석: 실패한 영업 사례를 면밀히 검토하여, 문제의 원인을 파악하고 반복을 방지하기 위한 조치를 취한다. 실패 분석은 개선의 기회를 제공하며, 미래의 전략 설정에 중요한 교훈을 제공한다.

전략적 조정: 시장 환경, 경쟁 상황, 기술 발전 등 외부 요인의 변화에 따라 기존 전략을 조정한다. 이는 제품 라인의 확장, 새로운 시장 진입, 가격 전략 수정 등을 포함할 수 있다.

혁신적 접근 도입: 새로운 영업 기술, 도구, 접근 방식을 도입하여 기존의 영업 방식을 혁신한다. 예를 들어, 디지털 마케팅 전략 강화, 가상 현실을 통한 제품 시연, 데이터 분석 기반의 맞춤형 영업 접근법 등이 포함될 수 있다.

■실행 및 모니터링
실행 계획 수립: 수정된 전략을 실행하기 위한 구체적인 계획을 수립한다. 이는 목표 설정, 자원 배분, 일정 계획, 필요한 교육 및 지원 등을 포함한다.

지속적인 모니터링: 전략 실행 과정을 지속적으로 모니터링하고, 필요한 경우 추가 조정을 실시한다. 성과 관리 시스템을 활용하여 실시간으로 데이터를 수집하고 분석함으로써, 실행 과정의 효과를 평가한다.

7.고객관계 관리영업을 위한 DB 관리
고객관계 관리영업(CRM)을 위한 데이터베이스(DB) 관리는 아웃소싱 기업의 영업 성과에 직접적으로 영향을 미치는 중요한 요소이다. 효율적인 DB 관리는 영업 팀이 고객 정보를 신속하고 정확하게 접근할 수 있게 하며, 고객 관계를 강화하고 맞춤형 서비스를 제공하는 데 필수적이다. 

■데이터 수집
신규 고객 정보의 추가: 영업 활동을 통해 획득한 신규 고객 정보를 데이터베이스에 추가한다. 이 정보에는 고객의 이름, 연락처, 이메일 주소, 회사 정보, 구매 이력 등이 포함될 수 있다.

다양한 출처의 데이터 통합: 웹사이트, 소셜 미디어, 오프라인 이벤트, 이메일 캠페인 등 다양한 채널을 통해 수집된 고객 데이터를 통합하여 관리한다.

■데이터 업데이트 및 유지 관리
기존 정보의 정기적 업데이트: 고객의 연락처 정보, 직무 변경, 회사 정보 등이 변경되었을 때 즉시 데이터베이스를 업데이트하여 정보의 정확성을 유지한다.

데이터 검증: 주기적으로 데이터의 정확성을 검증하고, 오류가 발견되면 즉시 수정한다. 이는 데이터의 신뢰성을 보장하고, 영업 활동의 효율성을 높인다.

■데이터 정리 및 관리
중복 데이터의 제거: 중복된 고객 정보를 식별하고 제거하여 데이터베이스의 효율성을 향상시킨다.

불필요한 데이터의 정리: 오래되거나 더 이상 사용되지 않는 데이터를 정리하여 데이터베이스를 최적화한다.

■데이터 분석 도구의 활용
고급 분석: 고객 데이터를 분석하여 구매 패턴, 선호도, 고객 세분화 등의 인사이트를 도출한다. 이 정보는 맞춤형 마케팅 전략과 영업 접근을 개선하는 데 사용된다.

예측 분석: 고객 행동의 예측 모델을 개발하여 미래의 구매 가능성이나 고객 유지 전략을 계획한다.

■보안 및 프라이버시 보호
데이터 보안: 데이터베이스에 접근할 수 있는 권한을 엄격히 관리하고, 데이터 전송 및 저장 과정에서 고급 암호화 기술을 사용하여 고객 정보를 보호한다.

법적 요구사항 준수: 개인정보 보호법 및 기타 관련 법규를 준수하여 고객의 프라이버시를 보호하고, 기업의 법적 책임을 최소화한다.

이러한 전략들은 아웃소싱 기업이 시장 내에서 강력한 경쟁력을 가질 수 있도록 도와주며, 지속 가능한 성장을 위한 기반을 마련한다. 아웃소싱 기업의 영업관리 전략은 단순히 수치적 성과를 넘어서 고객과의 신뢰 관계를 구축하고 장기적인 파트너십을 유지하는 데 중요한 역할을 한다.