[아웃소싱타임스 이효상 기자] 최근 '챗GPT' 등 AI기술이 우리 생활 깊숙히 파고들며 일상을 지배하기 시작했다. 챗GPT 등 AI기술을 활용할 줄 아는 사람과 모르는 사람간의 업무 효율성이 10배이상 난다고 한며, 이제는 AI가 아닌, AI를 비서처럼 활용할 수 있는 사람이 활용 못하는 사람을 실직자로 만드는 세상이 도래했다고 한다. 

이러한 시대적 흐름을 이해하고  챗GPT 등 AI기술 활용의 일상화를 돕기 위해 본지에서는 이를 활용하여 다양한 형태의 정보 탐색과 뉴스로 만들어 보는 시리즈를 준비해 보았다. 

이번에는 일본의 란스타드사가 발행하는 웹진 내용 중 '派遣スタッフの定着率を上げるために受入れ前に準備したいポイント(파견 직원의 정착률을 높이기 위해 파견 직원 채용 전에 준비해야 할 포인트!')의 내용을 DEEPL을 통해 번역해 보았다. 

이번 기사를 위해 번역을 하면서 우리나라의 아웃소싱 업체들에게 아쉬웠던 점은 국내 아웃소싱 기업 중 상당수가 충분한 여력을 갖추었음에도 불구하고, 보다 나은 서비스를 보여주기 위해 란스타드 같은 노력을 하지 않을까 하는 점이었다.

외국인에게까지 매주 이메일로 보내주는 웹진을 받아 보면서 란스타드의 서비스 수준과 콘텐츠의 우수성에 놀라곤 한다. 그리고 우리나라 아웃소싱기업도 벤치마킹하는 기업이 많이 나오길 바라곤 한다. 

■파견 직원의 정착률을 높이기 위해 파견 직원 채용 전에 준비해야 할 포인트!

어렵게 취업이 결정된 파견 직원이 금방 그만두었다, 좀처럼 정착하지 않는다, 파견회사에 처음 전달한 내용이 제대로 전달되지 않았다고 느낀다... 이런 경험은 없으신가요? 어떻게 하면 파견 스태프에게 기대만큼의 활약을 기대할 수 있을까요? 또한, 파견 직원을 처음 받아들이는 경우, 어떤 것부터 준비하면 좋을까요?

파견 의뢰부터 근무 시작까지의 흐름에 대해서는 이 페이지에서 6단계로 나누어 설명하고 있습니다만, 이번 기사에서는 파견회사에 의뢰하기 전부터 근무 시작일까지 각 단계별 준비 포인트를 필자의 풍부한 영업 현장 경험을 바탕으로 알려드리겠습니다.

■派遣スタッフの定着率を上げるために受入れ前に準備したいポイント

せっかく就業が決まった派遣スタッフがすぐにやめてしまった、なかなか定着しない、派遣会社に最初に伝えたはずのことが伝わっていないと感じる・・・このようなことはありませんか？派遣スタッフに期待通りの活躍をしてもらうにはどうしたらよいのでしょうか。また、派遣スタッフの受け入れが初めての場合、何から準備をしたら良いのでしょうか。

派遣のご依頼から就業開始までの流れについてはこちらのページで6つのステップに分けて説明をしていますが、この記事では派遣会社への依頼前から就業開始当日まで、各ステップにおけるちょっとした準備のポイントを著者の営業現場での豊富な経験からお伝えします。

○Index
파견회사에 의뢰하기 전
파견회사에 의뢰, 파견회사와의 미팅
직장 견학
취업 시작 전
취업 첫날
정리

○Index
派遣会社へ依頼する前
派遣会社への依頼、派遣会社とのお打ち合わせ
職場見学
就業開始前
就業初日
まとめ

○[저자 프로필] 시라카와 마리코

시라카와 마리코(白川 真理子)

란스타드 마케팅 & 브랜드 커뮤니케이션 본부 DX부
인사이드 세일즈
사무직 파견 컨설턴트로서 15년 이상 기업, 구직자, 취업자 지원 업무에 종사. 현재는 인사이드 세일즈로서 란스타드의 모든 서비스를 기업(법인) 고객에게 원스톱으로 제안하는 업무를 담당하고 있다. 국가자격 커리어 컨설턴트.

○[著者プロフィール］

白川　真理子(しらかわ　まりこ)

ランスタッド　マーケティング＆ブランドコミュニケーション本部　DX部
インサイドセールス
事務系派遣のコンサルタントとして15年以上に渡り企業、求職者・就業者の方々の支援に携わる。現在はインサイドセールスとしてランスタッドの全サービスを企業（法人）のお客様にワンストップでご提案することを担当。国家資格キャリアコンサルタント。

○파견업체에 의뢰하기 전

파견업체에 의뢰하기 전에 사내에서 다음 사항을 확인, 정리합니다.

파견을 의뢰하는 배경
파견 직원의 업무 내용
파견을 의뢰하는 배경〔파견이 필요한 이유]
정규직 채용까지의 연결고리, 전문성이 높은 사람을 원한다, 직원의 업무 부담을 줄이기 위해, 전임 파견사원이 퇴직(계약 종료)해서, 이 포지션은 계속 파견사원이 담당하고 있기 때문에... 등 파견을 의뢰하는 배경은 다양하지만, 겉보기에는 같은 업무 내용이라도 의뢰 배경에 따라 더 잘 어울리는 파견 직원이 달라질 수 있습니다. 파견 직원이 '필요해서' 의뢰하는 것이지만, 다시 한 번 사내에서 그 이유를 점검하고 언어화해 보는 것은 어떨까요?

○派遣会社に依頼する前
派遣会社に依頼する前に社内で以下について確認、整理をします。

派遣を依頼する背景
派遣スタッフの業務内容
派遣を依頼する背景〔何故派遣スタッフが必要なのか〕
正社員の採用までの繋ぎ、専門性の高い人が欲しい、社員の業務負担を軽減するため、前任の派遣社員が退職（契約終了）したから、このポジションはずっと派遣社員が担っているから・・など派遣を依頼する背景はさまざまですが、一見同じ業務内容でも依頼背景によってよりマッチする派遣スタッフは異なる場合があります。派遣スタッフが「必要だから」依頼するわけですが、もう一度社内でその理由を棚卸しして言語化してみてはいかがでしょうか。

○파견 스태프 업무 내용〔절차를 의식한 구체적인 정보〕.　
예를 들어 '수발주'만 해도 기업마다 절차가 다릅니다. 수단은 전화인지 팩스인지 이메일인지 시스템인지, 하루에 몇 건 정도 처리하고 비정기적인 대응은 누가 할 것인지 등, 전임자가 있어도 '업무 내용은 동일하다'고 할 것이 아니라, 파견 직원이 바뀌는 시점에 업무 내용, 업무 범위를 재검토해 보는 것도 추천합니다. 이때 전임자가 재직 중이었을 때 실제로 업무를 진행하면서 어려웠던 점, 효율화할 수 있었던 점 등을 확인해 두는 것이 좋습니다.

이 모든 정보는 대부분 미팅 시 파견회사로부터 상세히 들을 수 있기 때문에 사전에 모든 정보를 준비할 필요는 없지만, 파견 발주를 담당하시는 분이 파견직원의 근무부서, 업무내용에 대해 잘 모르는 경우에는 사전에 이러한 점을 확인하면 원활하게 진행됩니다.

○派遣スタッフ業務内容〔手順を意識した具体的な情報〕　
たとえば「受発注」でも企業によって手順は異なります。手段は電話なのかFAXなのかEメールなのかシステムなのか、1日に何件位処理をしてイレギュラー対応は誰がやるのかなど、前任がいるとしても「業務内容は同じ」とするのではなく、派遣スタッフが変わるタイミングで業務内容、業務の範囲を見直すこともおすすめです。その際、前任者が在籍していれば実際に業務を行ってみてやりにくかったところ、効率化できたところなど確認しておくと良いでしょう。

いずれの情報も打ち合わせの際に派遣会社から詳しくヒアリングことがほとんどですので事前に全ての情報の用意が必要ではありませんが、派遣の発注を担当される方が派遣スタッフの就業部署、業務内容に詳しくない場合は事前にこれらの点を確認しておくとスムーズです。

○파견회사에 의뢰, 파견회사와의 미팅
기업에서 파견을 의뢰할 때 필요한 실무 경험이나 스킬만 알려주시는 경우가 있는데, 그 실무 경험이 왜 필요한지, 그 스킬을 어떤 상황에서 어떻게 얼마나 사용할 것인지에 대해서도 듣고 싶은 정보입니다. 같은 스킬을 가지고 있더라도 그 파견 스태프에 따라 어떻게, 얼마나 사용하고 싶은지는 다양하기 때문입니다. 스킬만 보고 취업을 결정하면 나중에 미스매치가 발생하기 쉽습니다.

또한, 과거에 파견직원을 채용했다가 조기 퇴사했다거나, 기대했던 성과를 얻지 못했다는 등의 정보도 꼭 말씀해 주셨으면 합니다. 부정적인 경험이야말로 파견업체 영업으로서 파견처 고객에게 제안할 수 있는 가장 큰 힌트라고 생각하기 때문입니다.

최근에는 인재파견회사들이 홈페이지에 문의 양식(※)을 마련해 놓은 경우가 많기 때문에, 전항의 의뢰 배경과 구체적인 업무 내용을 함께 입력해 주시면 파견회사 측의 포지션에 대한 이해도가 높아져 상담 전 시간을 단축할 수 있을 것입니다.

랜스타드에서는 문의 양식 외에도 편리하게 파견을 의뢰할 수 있는 파견 오더 시트를 제공하고 있습니다.

○派遣会社への依頼、派遣会社との打ち合わせ
私が企業様より派遣のご依頼いただく際に必要な実務経験やスキルのみお伝えいただくことがあるのですが、その実務経験がなぜ必要なのか、そのスキルをどの場面でどのようにどのくらい使うのかもお聞きしたい情報です。同じスキルを持っていたとしてもその派遣スタッフによってどのようにどれくらい使いたいと考えているかはさまざまなためです。スキルだけで就業を決めてしまうと後々ミスマッチが起こりやすくなります。

また、過去に派遣スタッフを受け入れていたが早期に退職してしまった、期待していたパフォーマンスが得られなかったなどの情報は是非お話していただきたいと思います。ネガティブな経験こそが派遣会社の営業として派遣先のお客様にできるご提案の最大のヒントと考えるからです。

近年、人材派遣会社はHPに問い合わせフォーム（※）を用意していることも多いので、前項の依頼背景や具体的な業務内容を合わせて入力しておくと派遣会社側のポジションへの理解が進み、お打ち合わせ前の時間短縮になるでしょう。

※ランスタッドではお問い合わせフォームのほか、便利に派遣のご依頼をいだける派遣オーダーシートをご用意しております。

○직장 견학
파견 스태프가 희망할 경우 '직장 견학'을 실시할 수 있습니다. 이는 파견 스태프 측이 파견처의 근무 장소와 업무 내용을 확인하는 것을 목적으로 합니다.

사무직의 경우, 회의실 등의 공간에서 업무 설명이 이루어지는 경우도 있지만, 실제 업무 공간이나 공용 부분을 견학할 수 있는 것이 근무 시작 후의 미스매치를 줄일 수 있습니다. 또한, 주요 업무의 시스템이나 장표의 더미 데이터(샘플 데이터) 등을 준비해두면 파견 직원 측의 이미지를 잡기 쉬워집니다. 구두로는 서로가 상상하는 내용이나 난이도가 다를 수 있고, 근무 시작 후 파견 직원이 '너무 어렵다'고 느끼는 등의 미스매치를 방지할 수 있습니다.

○職場見学
派遣スタッフが希望した場合に「職場見学」を実施することがあります。これは派遣スタッフ側が派遣先の就業場所や業務内容を確認することを目的としています。

事務系の職種の場合、会議室等のスペースで業務の説明が行われることがありますが、実際の執務スペースや共有部分を見学できる方が就業開始後のミスマッチを減らすことができます。また、メインでおこなう業務のシステムや帳票のダミーデータ（サンプルデータ）等が用意できると派遣スタッフ側のイメージがつきやすくなります。口頭だとお互いイメージしている内容、難易度が違っていることがあり、就業開始してから派遣スタッフが「難しすぎる」と感じてしまうなどのミスマッチが避けられます。

○근무 시작 전
파견 스태프 접수 개시일까지 다음과 같은 준비를 합니다.

대여물품 등의 준비
업무에 필요한 물품이나 정보를 미리 준비해두면 첫날부터 원활하게 업무에 임할 수 있습니다.

예시
 
책상
사무용품
입관증, 신분증
사물함
이메일 주소, 각종 시스템 계정
좌석표, 내선표
업무 매뉴얼

업무 매뉴얼이 있으면 파견 직원뿐만 아니라 업무를 가르치는 파견처 직원의 부담도 줄어들고, 파견 직원도 안심할 수 있습니다. 업무에 따라서는 업무 매뉴얼이 없는 경우도 있을 수 있지만, 업무 자체에 대한 재검토도 가능하므로 파견직원 채용을 계기로 작성, 정비하는 것을 추천합니다.

○就業開始前
派遣スタッフの受入れ開始日までに以下の準備をします。

貸与物等の準備
業務上必要な物品や情報を事前に用意しておくことで初日からスムーズに取り組むことができます。

例
 
・デスク
・事務用品
・入館証、IDカード
・ロッカー
・Eメールアドレス、各種システムのアカウント
・座席表、内線表
・業務マニュアル
業務マニュアルがあると派遣スタッフだけでなく、業務を教える派遣先の社員の負担が軽減されますし、派遣スタッフの安心感にも繋がるものです。業務によっては業務マニュアルが存在していない場合もあるかもしれませんが、業務そのものの見直しにもなりますので派遣スタッフの受入れをきっかけに作成、整備されることをおすすめいたします。

○근무 부서 내 정보 공유
업무상 관련이 있는 구성원(최소 소속된 최소 단위 부서의 구성원)에게 다음과 같은 내용을 전달합니다.

예시
 
언제부터 근무를 시작하는지
업무의 범위(계약하고 있는 업무 내용)
계약서상의 지휘명령자는 누구인지
지휘명령자 부재 시 또는 지휘명령자 이외의 파견 직원이 질문을 할 때, 누가 먼저 대응하는가?
초과근무 등에 대한 고려사항

이 정보 공유가 중요하다고 생각합니다. 왜냐하면, 파견 직원을 받아들이거나 업무 내용을 알고 있는 것은 파견 계약 담당자와 지휘명령자뿐인데, 막상 첫날을 맞이하고 보니 주변 멤버들은 받아들이는 것 자체를 모르거나, 멤버들이 업무 범위를 몰라서 계약 내용에 없는 업무를 의뢰하거나, 반대로 업무가 의뢰되지 않는 경우가 가끔씩 발생하기 때문입니다. 이로 인해 파견 직원이 소외감을 느끼거나, 사전에 파견업체로부터 들었던 업무 내용과 실제 업무 내용이 다른 것이 조기 이직의 계기가 되기도 합니다.

○就業部署内への情報共有
業務上関わりのあるメンバー（最低でも所属する最小単位の部署のメンバー）には以下のことを伝えます。

例
 
・いつから就業開始するか
・業務の範囲（契約している業務内容）
・契約書上の指揮命令者は誰か
・指揮命令者不在時や指揮命令者以外に派遣スタッフが質問をする際、最初に対応するのは誰か
・残業等に関する配慮事項
この情報共有が重要だと私は考えています。なぜなら派遣スタッフを受け入れることや業務内容を知っているのは派遣の契約担当者と指揮命令者だけでいざ初日を迎えてみて周りのメンバーは受入れ自体を知らない、メンバーが業務範囲を知らないことで契約内容にない業務を依頼してしまう、逆に業務が依頼されないということが時折起こるからです。また、そのことにより派遣スタッフが疎外感を感じたり、事前に派遣会社から聞いていた業務内容と実際の業務内容が違うことが早期離職のきっかけとなることがあります。

○근무 첫날
드디어 근무 첫날. 업무 설명 외에는 일반적으로 다음과 같은 일이 진행됩니다.

예시
 
업무상 관련된 관계자에게 소개
출퇴근, 입출입에 관한 규칙 설명
공용부분 등 시설, 설비 사용법 설명
비품 위치, 복사기 위치 안내
기밀 정보 취급에 관한 설명

첫날은 긴장하는 파견 직원도 많고, 모르는 것을 적극적으로 질문할 수 있는 사람이 많지 않다. 특히 복사기나 복합기 사용법, 전화를 받을 때 회사 이름만 부르는지 개인 이름까지 부르는지, 사내에서 직급으로 부르는지 '씨'로 부르는지 등 '그 직장에서는 당연하다'고 생각되는 것부터 물어보면 안심할 수 있습니다.

또한, 첫날이나 근무 시작 초기에 자주 묻는 질문을 정리해두면 파견 직원에게 미리 알려줄 수 있을 뿐만 아니라, 지휘관이나 부서 내 직원들의 부담을 줄일 수 있습니다.

○就業初日
いよいよ就業初日。業務説明以外では一般的には以下のようなことが行われています。

例
 
業務上関わりのある関係者への紹介
出退勤、入退出に関するルールの説明
共有部分など施設、設備の使い方の説明
備品の場所、コピー機の場所の案内
機密情報の扱いに関する説明
初日は緊張している派遣スタッフも多く、わからないことを積極的に質問できる方ばかりとは限りません。特にコピー機や複合機の使い方、電話に出る時は社名だけ名乗るのか個人名まで名乗るのか、社内では役職を付けて呼ぶのか「さん」付けなのかなど「その職場では当たり前」と思うようなことから声をかけていただけると安心するものです。

また、初日や就業開始早々の時期によく聞かれることをまとめておくと派遣スタッフに事前に伝えられるだけでなく、指揮命令者や部署内の社員の負担を減らすことができます。

○정리
전반적으로 너무 많은 지원을 하고 있다고 느껴질 수도 있지만, 채용 전 각 단계에 한 번 더 준비해 조기 이직을 줄일 수 있다면 다시 파견업체에 의뢰하는 것보다는 부담을 줄일 수 있지 않을까.

또한 한정된 업무내용, 기간 등 틈틈이 근무하는 파견직원을 원활하게 받아들이기 위한 준비와 그에 따른 다양한 검토를 하는 것은 신입사원이나 중도입사자에게도 일하기 좋은 환경을 제공할 수 있을 것으로 생각됩니다.

참고로 당사는 이 글에서 소개한 내용 중 일부를 런스태드케어 프로그램으로 제공하고 있습니다.

▶랜스타드케어 프로그램 [파견 스태프용 페이지에서 일부 발췌].
구직부터 취업 전날까지
곤란한 일이 생겼을 때 '누구에게 물어보면 좋을지'를 안내해 드립니다.
파견처에 업무 매뉴얼이 있는지 확인하고, 없는 경우 작성을 요청합니다.
직장에서 고립되지 않도록 파견처에 적극적으로 연락을 취하도록 요청하고 있습니다.
랜스타드에서는 파견 스태프가 최대한의 성과를 발휘하고 안정적으로 근무할 수 있도록 근무 시작 전부터 파견처와 파견 스태프에게 도움을 드리고자 합니다. 궁금하신 점이 있으시면 랜스타드 영업 담당자 또는 법인 문의처로 문의해 주시기 바랍니다.

○まとめ
全体的に手厚すぎると感じられるかもしれませんが、受入れ前の各段階で準備にひと手間をかけることで早期離職を減らすことができれば再度派遣会社に依頼をするところからやり直しをするより負担を減らすことができるのではないでしょうか。

また、限られた業務内容・期など間で就業する派遣スタッフをスムーズに受け入れるための準備やそれに伴うさまざまな見直しをすることは新卒社員や中途社員にとっても働きやすい環境を提供することに繋がると考えられます。

なお、当社ではこの記事でご紹介した一部の内容をランスタッドケアのプログラムとして提供しています。

 

ランスタッドケアプログラム〔派遣スタッフ向けページより一部抜粋〕
お仕事探しから就業前日まで
・困った時「誰に聞けばいいか」をご案内します。
・派遣先に業務マニュアルがあるか確認し、ない場合には作成を依頼します。
・職場で孤立しないよう、派遣先企業に積極的な声かけをお願いしています。
ランスタッドでは派遣スタッフが最大のパフォーマンスを発揮し、安定就業できるよう就業開始前から派遣先と派遣スタッフのお手伝いさせていただきたいと考えています。ご不明な点がございましたら、ランスタッド営業担当もしくは法人様向けお問合せ窓口までお問い合わせください。