[아웃소싱타임스 김민수 기자] 도급(아웃소싱)이 국내외 비즈니스에서 더욱 중요한 역할을 하고 있으나 계약, 관리, 품질 점검 등 다양한 과정에서 복잡성과 비용 부담에 대한 걱정이 많다. 

이러한 문제를 해결하는 새로운 방안으로 '챗GPT'가 주목받고 있다. 이번 기사에서는 지난호에 게재한 '챗GPT를 활용한 인재채용 프로세스의 혁신 사례'에 이어 두번째 시리즈로 '챗GPT를 도급 업무에 적용하여 업무 효율성을 어떻게 높일 수 있는지'에 대한 다양한 사례를 알아본다. (이 기사는 챗GPT의 도움을 받아 작성되었다.)

■제안서 평가: 공공 입찰 사례

공공 입찰은 복잡하고 시간이 많이 소요되는 프로세스로, 다양한 요구 사항과 규정을 따라야 한다. 일반적으로 여러 기업이 참여하여 제안서를 제출하고, 이를 일일이 평가하는 작업은 많은 인력과 시간을 필요로 한다. 또한 입찰에 참여하는 기업도 내가 쓴 제안서가 어떻게 평가 받을 것인지도 궁금하다.

챗GPT는 이러한 복잡한 제안서 평가 과정을 자동화하고 효율화한다. 제안서의 주요 내용을 추출하고, 이를 사전에 설정된 기준과 비교하여 자동으로 점수를 매긴다. 이 과정을 통해 입찰을 주관하는 기관은 빠르고 정확한 평가를 할 수 있다. 

또한 입찰참여 기업도 내가 작성한 제안서의 평가 점수를 미리 챗GPT로 평가받을 수 있다.

'A' 공공기술 회사는 챗GPT를 활용해 공공 입찰 제안서의 평가를 자동화하였다. 입찰 문서(PDF) 등을 스캔하여 핵심 정보를 추출한 뒤, 이를 정부의 평가 기준에 따라 분석하고 점수를 매기는 시스템을 구축하였다.

효과와 장점
빠른 결정: 기존 수동 평가 방식에 비해 평가 시간을 대폭 줄일 수 있다.
투명성 유지: 자동화된 평가 기준은 입찰 참여 기업들에게도 공개되어, 평가 과정의 투명성을 높인다.
인력 절감: 복잡한 평가 과정에 필요한 인력을 절감하고, 이를 다른 중요한 업무에 활용할 수 있다.
정확성 증가: 챗GPT의 높은 분석 능력으로 인해 제안서의 평가가 더욱 정확하게 이루어진다.

■계약서 자동화: 법률 업계 사례

법률 업계에서 계약서 작성은 필수적이면서도 복잡한 작업이다. 표준화되지 않은 계약서 템플릿과 빈번한 수정 요청, 그리고 계약 상대방과의 커뮤니케이션 등에 많은 시간과 노력이 소요된다. 이러한 과정은 비용과 시간이 많이 들어, 법률 업계에서 효율적인 업무 수행을 어렵게 만든다.

챗GPT는 이러한 문제를 해결하기 위해 다양한 방식으로 활용된다. 예를 들어, 자연어 처리 기술을 활용하여 특정 업무에 맞는 계약서 템플릿을 자동으로 생성한다. 이 템플릿은 기본적인 계약 조건을 포함하고 있어, 계약 당사자가 손쉽게 수정하거나 추가할 수 있다.

'B'라는 법률기술 회사는 챗GPT를 활용하여 고객의 요구 사항을 분석하고, 그에 맞는 계약서를 자동으로 생성한다. 사용자는 웹 인터페이스를 통해 필요한 조항과 요구 사항을 입력하면, 챗GPT는 이를 분석하여 계약서를 작성한다.

효과와 장점
시간 절약: 전통적인 방식에 비해 50% 이상의 시간을 절약할 수 있다.
비용 절감: 법률 전문가의 자문 없이도 표준 계약서를 생성할 수 있어 비용을 줄일 수 있다.
표준화와 품질 제어: 챗GPT의 알고리즘은 지속적으로 업데이트되어, 최신 법률 트렌드와 규정에 맞게 계약서를 작성한다.
유연성: 계약 당사자가 원하는 수정과 추가가 쉽고 빠르게 이루어질 수 있다.

챗GPT의 활용은 법률 업계에서 계약서 작성의 복잡성과 비용을 크게 줄이는 방안을 제시한다. 이러한 자동화 기술은 향후 더욱 발전되어 법률 업계뿐만 아니라 다양한 도급 업무에서도 활용될 것으로 예상된다.

■비용 계산: 건설 업계 사례

건설 프로젝트의 비용 계산은 매우 복잡한 작업으로, 다양한 요소와 변수를 고려해야 한다. 인건비, 자재비, 운영 비용 등을 정확하게 계산하지 않으면 프로젝트의 성패가 위태로울 수 있다.

챗GPT는 이러한 복잡한 비용 계산 작업을 자동화하고 정확하게 수행할 수 있다. 프로젝트의 규모, 필요 자재, 작업 인력 등을 입력하면, 챗GPT는 이를 바탕으로 전체 비용을 계산한다.

'C'라는 건설 회사는 챗GPT를 활용하여 비용 계산 작업을 자동화하였다. 프로젝트 매니저는 챗GPT 인터페이스에 필요한 정보를 입력하면, 시스템은 자동으로 최적의 비용 계산 결과를 제시한다.

효과와 장점
정확한 예산 설정: 챗GPT의 높은 계산 능력으로 더욱 정확한 예산 설정이 가능하다.
시간 절약: 수동으로 계산할 경우 몇 시간이 걸릴 작업을 몇 분 내에 완료할 수 있다.
리스크 감소: 정확한 비용 계산으로 인해 예상치 못한 추가 비용이나 지연을 방지한다.
데이터 기반 의사결정: 챗GPT는 과거의 데이터를 분석하여 미래의 프로젝트 비용을 더욱 정확하게 예측한다.

건설 업계에서 챗GPT를 활용한 비용 계산은 더욱 효율적이고 정확한 프로젝트 관리를 가능하게 한다. 이러한 접근 방식은 건설 업계 뿐만 아니라 다양한 아웃소싱 업무에서도 활용할 수 있을 것으로 보인다.

■클라이언트 관리: 컨설팅 업계 사례

컨설팅 업계에서 클라이언트 관리는 매우 중요하다. 클라이언트의 요구사항을 정확히 파악하고, 적절한 솔루션을 제공하는 것이 성공의 핵심이다. 그러나 이러한 과정은 시간이 많이 소요되고, 자주 변경되는 클라이언트의 요구사항에 대응하기 어렵다.

그러나 챗GPT를 이용하면 클라이언트의 요구사항을 실시간으로 파악하고, 자동으로 최적의 솔루션을 제안할 수 있다. 이를 통해 컨설턴트는 더 효과적으로 클라이언트 관리를 수행할 수 있다.

'D'라는 컨설팅 회사는 챗GPT를 활용하여 클라이언트 관리 시스템을 구축하였다. 클라이언트는 챗봇을 통해 문의사항을 등록하고, 이 정보는 실시간으로 컨설팅 팀에 전달된다.

효과와 장점
빠른 응대: 챗GPT를 통해 클라이언트의 문의사항을 즉시 처리할 수 있다.
정확한 요구사항 파악: 챗GPT가 수집한 데이터를 분석하여, 클라이언트의 실제 요구사항을 더 정확하게 이해할 수 있다.
효율성 증대: 컨설턴트는 더 중요한 작업에 집중하면서, 클라이언트 관리는 챗GPT에 맡길 수 있다.
맞춤형 솔루션 제공: 머신 러닝 알고리즘을 통해 각 클라이언트에 가장 적합한 솔루션을 자동으로 제안한다.

■프로젝트 모니터링: IT 업계 사례
IT 업계에서 프로젝트의 성공은 지속적인 모니터링과 관리에 크게 의존한다. 일반적으로 다양한 변수와 요인을 동시에 고려해야 하기 때문에, 프로젝트 관리자에게는 상당한 부담이 된다.

IT 업계에서 챗GPT를 활용하면 프로젝트 상태, 이슈, 일정 등을 실시간으로 모니터링할 수 있다. 또한, 이러한 정보를 기반으로 문제점을 자동으로 식별하고 개선 방안을 제시할 수 있다.

IT 회사인 'E'는 챗GPT를 이용해 프로젝트 모니터링 시스템을 개발하였다. 이 시스템은 다음과 같은 기능을 제공한다.

상태 보고: 챗GPT가 프로젝트의 상태를 실시간으로 보고한다.
이슈 추적: 문제점이 발생하면 챗GPT가 이를 자동으로 감지하고 관련 정보를 모니터링한다.
일정 관리: 프로젝트의 일정을 자동으로 업데이트하고, 지연 가능성이 있는 작업을 미리 알려준다.

효과와 장점
시간 절약: 챗GPT의 자동화된 모니터링으로 프로젝트 관리자는 다른 중요한 작업에 집중할 수 있다.
정확한 분석: 챗GPT가 제공하는 데이터 분석을 통해 프로젝트의 상태와 성공 가능성을 더 정확하게 평가할 수 있다.
개선 방안 제시: 챗GPT는 문제점을 식별하고 적절한 해결책을 제안하여 프로젝트의 품질을 향상시킨다.

■의사결정 지원: 금융 업계 사례

금융 업계에서는 복잡한 데이터 분석과 빠른 의사결정이 필수적이다. 하지만 대부분의 의사결정은 고도의 전문 지식을 필요로 하며, 빠르게 변하는 시장 상황에 적응해야 한다. 따라서 챗GPT는 금융업계의 의사결정에 많은 도움이 될 수 있다.

금융 분야에서 챗GPT는 다양한 데이터 소스로부터 정보를 수집, 분석하여 실시간으로 의사결정을 지원할 수 있다. 이는 특히 주식, 투자 분석, 위험 관리 등에 활용될 수 있다.

금융 회사인 'F'는 챗GPT를 이용하여 실시간 투자 분석 서비스를 제공한다. 이 시스템은 다음과 같은 기능을 담당한다.

시장 분석: 챗GPT가 실시간으로 금융 시장의 데이터를 분석하고 트렌드를 파악한다.
투자 추천: 다양한 투자 옵션에 대한 분석 결과를 기반으로 챗GPT가 투자 추천을 제공한다.
위험 관리: 투자자의 포트폴리오에 대한 위험을 챗GPT가 평가하고, 위험 최소화 전략을 제안한다.

효과와 장점
빠른 의사결정: 챗GPT의 실시간 분석으로 인해 투자자와 금융 전문가는 빠르게 의사결정을 내릴 수 있다.
정확한 분석: AI 기반의 분석은 전통적인 방법보다 훨씬 더 정확하고 신뢰할 수 있다.
효율성 향상: 자동화된 분석과 의사결정 지원으로 인해 업무 효율성이 크게 향상된다.

금융 업계에서 챗GPT의 활용은 의사결정 과정을 혁신적으로 변화시킬 수 있다. 특히 아웃소싱 업무에서도 이러한 기술은 데이터 분석과 의사결정에 있어서 높은 가치를 제공할 수 있다.

■서비스 품질 관리: 호텔업계 사례
호텔업에서 고객 만족도는 중요한 지표 중 하나다. 그러나 다양한 서비스 요소와 실시간으로 발생하는 문제점을 모두 수작업으로 관리하는 것은 상당히 비효율적이다.

챗GPT 기술은 이러한 문제를 해결하기 위해 서비스 품질 관리에 적용될 수 있다. 호텔업의 경우 고객 서비스, 청결 상태, 음식 서비스 등 다양한 분야에서의 품질을 실시간으로 모니터링하고 개선할 수 있다.

호텔 체인기업 'G'는 다음과 같은 방법으로 챗GPT를 활용한다.

고객 피드백 분석: 챗GPT가 고객의 리뷰와 피드백을 실시간으로 분석하여 서비스 품질을 점검한다.
직원 교육: 분석 결과를 바탕으로 직원들에게 타겟팅된 교육을 제공한다.
시설 관리: 챗GPT가 고객의 피드백을 분석하여 시설 문제를 빠르게 파악하고 수정 조치를 취한다.

효과와 장점
개선된 고객 경험: 실시간 피드백 분석으로 고객의 불만을 즉시 해결할 수 있다.
효율적인 운영: 수많은 데이터를 자동으로 분석해, 운영팀이 더 효율적으로 작업을 할 수 있다.
비용 절감: 자동화된 서비스 품질 관리는 인력을 절약하고, 따라서 비용을 절감한다.

호텔업에서도 챗GPT는 서비스 품질 관리에 아주 유용하게 쓰일 수 있다. 아웃소싱 관리에서 이러한 자동화 기술을 도입한다면, 서비스 품질을 일관되게 유지하면서 비용을 절감할 수 있는 좋은 방안이 될 것이다.

■후속 조치 자동화: 의료 업계 사례

의료 업계에서는 환자 관리가 중요한 이슈이다. 특히 후속 조치는 환자의 상태가 어떻게 변하고 있는지를 파악하고, 적절한 치료를 계획하는 데 중요한 과정이다. 하지만 이러한 작업은 전통적으로 수작업과 종이 문서에 의존하고 있어 비효율적이고 오류 가능성이 있다.

챗GPT는 이러한 문제점을 해결하기 위해 후속 조치를 자동화하는 데 활용될 수 있다. 의료진은 챗GPT를 통해 환자 데이터를 수집하고 분석하여, 특정 치료나 후속 조치가 필요한지 신속하게 판단할 수 있다.

'H' 병원은 다음과 같은 방법으로 챗GPT를 활용하고 있다.

환자 데이터 수집: 환자가 병원을 방문한 후, 챗GPT를 통해 다양한 의료 데이터를 수집한다.
자동 분석과 판단: 챗GPT는 이 데이터를 분석하여 후속 조치가 필요한 경우를 자동으로 식별한다.
의료진 알림: 식별된 경우에는 의료진에게 자동으로 알림을 보낸다.

효과와 장점
정확한 판단: 자동화된 분석을 통해 의료진이 더 정확한 판단을 내릴 수 있다.
시간 절약: 수작업으로 처리하는 것보다 훨씬 빠른 시간 내에 데이터 분석과 판단이 이루어진다.
비용 절감: 자동화된 프로세스를 통해 의료진의 작업 부담을 줄이고 비용을 절감할 수 있다.

위에서 살펴본 바와 같이 챗GPT 등 인공지능을 활용해 도급(아웃소싱)업무를 효율적으로 처리하는 사례들은 위에 열거한 사례 이외에도 앞으로 더욱 증가할 것으로 보인다.

경기대학교 경영학부 이대성 교수는 "챗GPT는 아웃소싱 업계에서도 상당한 가능성을 가지고 있다. 특히, 계약서 작성이나 제안서 평가 같은 노동집약적인 작업에서 시간과 비용을 절약할 수 있다."고 밝혔다.

이어 이교수는 "아웃소싱 업계는 복잡하고 다양한 업무를 다루고 있으며 챗GPT는 아웃소싱 업계의 작업 효율성을 대폭 향상시킬 수 있을 것"이라고 강조했다.

그러나 챗GPT의 한계를 지적하는 목소리도 높다. 열린사이버대학교 홍재용 교수는 "아직은 데이터 보안과 관련된 문제가 완전히 해결되지 않았다. 따라서, 중요한 업무에 적용하기 전에 충분한 검토가 필요하다."는 의견을 피력했다.

챗GPT는 다양한 업계에서 도급(아웃소싱) 업무의 효율성을 높이는 방안을 제공할 것임은 자명한 사실이다. 비용 절감, 업무 속도 향상, 높은 정확성 등 다양한 이점을 제공하며, 이는 기업에게 경쟁력을 높이는 중요한 자산이 될 것이다. 

챗GPT 등 인공지능 기술이 더욱 발전하고 적용되면서, 도급 업무의 미래는 향후 더욱 밝아질 것으로 예상된다.